改正電子帳簿保存法はどう対応する?2年の猶予期間中に必要な対策とは

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、これにより企業はいくつかの対応を迫られました。特にこれまで電子化やDXを進めていなかった企業では、新しいシステムの導入や運用の変更などを余儀なくされています。

そこで今回は、改正電子帳簿保存法によりどんな義務が課されているのか、どこまでは任意での対応となるのか、義務を果たすために具体的にどうすればいいかについて解説します。まだ対応していない企業の方は早急に確認してください。

改正電子帳簿保存法の義務と任意対応

1998年に施行された電子帳簿保存法は、2005年、2015年、2016年、2020年、2022年に改正されました。特に直近の改正では、所得税法、法人税法、消費税法などにより紙での保存が義務付けられた帳簿について、電子データでの保存が認められました。電子データとして記録する方法は、大きく「電子帳簿/書類保存」「スキャナ保存」「電子取引(電子データ保存)」の3つに分類することができます。

改正電子帳簿保存法では、義務付けられている対応と、任意としての対応が明確にわけられています。
まず義務として、電子取引において電子データで受け取った書類については、紙での保存が認められません。つまり、メールやEDI、クラウドサービスの取引で受け取った請求書や領収書などは電子データのまま保存する必要があります。

国税に関連する書類や帳簿で電子取引に含まれないものに関しては、電子データでの保存は任意となっています。とはいえ、電子化やペーパーレス化への対応は進んでおり、必ずしも紙での保存ができないわけではありませんが、今後また法律が改正されてこういった書類のデータ化が義務付けられる可能性はゼロではないので早めの対策が必要です。

改正電子帳簿保存法の義務に対応する方法

これまで電子化やDXを進めていなかった企業にとって、今回の改正による対応は急務課題です。そこで、まずは最低限どんなことをすれば違法にならないのかについて解説します。

そもそも前述のとおり電子取引の情報は紙で保存することはできず、電子データとして保管しなくてはなりません。ただこれは2023年12月まで猶予が認められているので、今から準備を進めていく必要があります。

このとき、保管方法としてデータの「可視性」「真実性」を確保しなくてはなりません。具体的には下記のように定められています。

1.取引年月日、取引金額、取引先により検索できること
2.日付又は金額の範囲指定により検索できること
3.二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
(引用:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

次に、「真実性」を保つためには、ポイントが4つあります。
1つ目が、相手にタイムスタンプを付与してもらう方法です。
請求書や領収証にタイムスタンプを付与してから送ってもらい、これによって信頼性を確保します。

2つ目が、こちらでタイムスタンプを付与する方法です。
先方がタイムスタンプを付与しなくてはならないわけではなく、送られてきた書類に自社でタイムスタンプを付与しても問題ありません。

3つ目が、証憑書類の記録が残るシステムを活用する方法です。
受けとった書類を保存する際、データの訂正・削除の記録が残るシステムで保管します。これは、電子帳簿保存法施行規則第四条第三項の「当該取引情報の授受および当該電磁的記録の保存を行うこと」というルールに則り、データの受け取り、保存、管理まで自動で行うシステムでなければなりません。

4つ目が、事務処理規規程を作り運用する方法です。
自社で受け取ったデータの保管・運営方法における事務処理規定を策定します。これにより、人の手でデータの信頼性を確保します。

簡単に改正電子帳簿保存法に対応できるEasy電帳

これから改正電子帳簿保存法に対応する企業は、何らかのシステムを導入することがおすすめです。そこで役に立つのが、三谷商事が提供する【Easy電帳】です。
自社の運用に合わせた事務処理規程を定め「証憑書類をドラッグ」「必須情報を入力」という2つのステップで保存管理が可能です。

検索条件を満たしたデータを簡単に抽出することができ、編集や削除などの変更履歴は自動で記録されます。導入ハードルが低く、インターネットさえつながればすぐに使える点も魅力です。低コストで運用開始できるので、限られた予算で対応したい企業の方にもおすすめです。

すべての電子データに対応しており、Edge、Chrome、FireFoxで使えるようになります。また、電子帳簿保存法の要件を満たしていることを示すJIIMA認証を申請予定です。2023年4月にリリースし、「システム導入が初めてで不安」という方には、知識と経験を積んだ担当者によるフォローアップも可能です。Easy電帳は、三谷商事オリジナルの建設業に特化したERPシステム【e2-movE】との連携も可能です。

これから改正電子帳簿保存法に対応するみなさまは、ぜひご検討ください。

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