建設業界の経理部門は月末・月初に忙しくなり、社員の負担が大きくなることが常態化しています。取引先や下請け業者から大量の請求書が届き、すべてを処理するために多くの時間と労力がかかっています。

そこで今回は、請求書業務における課題を深掘りし、その解決策としてのデジタルトランスフォーメーション（DX）の具体的なアプローチについて解説します。

月末が怖い…建設業の「受取請求書」事情

建設業では月末・月初になると、いわば戦場とも言えるほど膨大な業務が発生します。そこでネックとなっているのが、受取請求書です。建設業では、常に複数の工事が同時並行で進んでおり、それぞれに下請け業者や資材調達先など関連企業があり、月末・月初にすべての業者から一気に届きます。

請求書の内容を一つずつ精査し、どの工事に関連するものか、契約内容と合っているか、金額は正しいかなどを経理担当者による細かな照合が必要です。中には複雑な工事や多数の変更が発生した工事もあり、この作業は時間と手間がかかります。

そんな中、建設業界ではDXが進んでおらず、多くの場合、請求書処理が手作業で行われています。紙の請求書の内容を手入力したり、システムを使わずエクセルを利用したりといった企業が多いでしょう。

こういったアナログな手法は非効率で、人的なミスが発生します。商品名や日付、価格などを手打ちする際に間違え、誤ったデータが登録されるでしょう。ミスをすると後工程での再確認や修正作業が発生し、さらに時間とコストを要します。

もう一つのポイントが、処理の遅延です。大量の請求書をアナログな方法で処理すると、相当な時間が必要となります。月末・月初は他の経理業務も集中するため、請求書処理が滞りがちになり、月次決算の遅延なども発生しかねません。

課題の本質は「手入力と照合」の属人化

建設業界におけるDXの遅れは、「手入力と照合」の属人化が問題の本質となっています。多くの企業では、紙の請求書、工事情報、発注情報がそれぞれ別々のシステムや台帳で管理されています。情報管理の分断により、「どの工事の、どの取引か」を正確に照合する作業に手間がかかります。

経理担当者は、請求書に記載された項目を確認し、発注データや工事台帳のどの情報と合致するのかを一つひとつ突き合わせますが、この複雑な照合作業はミスを誘発しやすいです。誤った金額や工事コードの入力は、最終的な原価計算に大きな影響を与えます。

また、請求漏れ・二重登録は、最終的な工事原価の正確性を著しく低下させるものです。原価が不正確であれば、適切な利益管理や今後の見積もり作成に支障をきたし、経営判断を誤ることもあります。

こういった複雑な業務は属人化が進みやすく、「あの人がいないと月次処理が止まる」といった状態になることもあるでしょう。知識やノウハウが社内で共有されず、業務プロセスの改善が進みにくいという問題も抱えています。

請求書の受領から原価計上まで“一気通貫”

様々なリスクのある請求書業務を改善するのが、e2-movEです。e2-movEは、建設業における受取請求書業務の課題を根本から見直し、請求書の受領から原価登録までをシームレスにつなぐ「一気通貫」の仕組みを提供します。単に一部の業務をデジタル化するのではなく、請求書処理全体のワークフローを最適化し、これまで手作業で行われていた非効率なプロセスを抜本的に改善します。

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e2-movEは外部サービスとの連携機能を強化しており、PDFや電子請求書のデータを自動で取り込み可能です。紙の請求書をスキャンしたり、内容を手入力したりする手間が一切不要になります。

さらに、e2-movEのシステム内では、取り込まれた請求書データと、あらかじめ登録されている発注情報が自動的に照合されます。担当者の仕事は、照合結果の確認と不一致があった場合の修正作業だけです。

自動照合が完了したデータは、工事ごとの原価項目として、仕訳も含めてワンクリックで登録できるようになります。専門的な会計知識がなくても直感的な操作で原価登録と仕訳ができ、属人化の解消に貢献します。

DXで軽減される月末業務

e2-movEが提供するDXの仕組みによって、紙の請求書の物理的な取り扱いがほぼなくなり、保管スペースの削減や、必要な請求書を迅速に検索できるようになります。請求書の受け取りから原価登録、仕訳までのプロセスが自動化・効率化されるため、月次の請求書処理にかかる時間が大幅に短縮するでしょう。

さらに、このクラウドシステム上ですべての作業が履歴として残るため、誰が、いつ、どのような操作を行ったのか、どの請求書を処理したのかといった詳細な履歴が確認できます。監査時に必要な情報が容易に提供でき、不正な操作やデータの改ざんを抑止する効果も期待できます。

建設業界は少子高齢化による労働力不足や建設コストの高騰など厳しい課題を抱えており、「紙と手作業」を前提とした業務設計そのものを見直す必要があるでしょう。その一歩として、ぜひe2-movEをご活用ください。

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