電子取引データの電子保存が義務化!改正電帳法により何が変わる?

2022年1月、改正電子帳簿保存法が施行されました。これによってどのような変化があったのか、どういった対応が求められているかなどを解説していきます。

電子帳簿保存法とは?

今回改正された電子保存法とは、所得税法、法人税法、消費税法などにより紙での保存が義務付けられた帳簿について、電子データでの保存を認めるための法律です。正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(平成10年法律第25号)」といい、1998年に施行されました。

電磁的記録として認められるのは、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つです。施行以来、時代の流れに合わせて2005年、2015年、2016年、2020年に改正が行われてきました、2022年に大幅な改正がされています。

電子帳簿保存法の改正により何が変わった?

今回の改正で様々なルールが変わりましたが、もっとも注目すべきは、電子取引における電子データの保存が義務化されたことです。これまでは紙での保存が認められていた各種ファイルも、2022年以降はデータで受け取ったものはデータのまま保存しておく必要があります。

「うちはアナログなやり方で進めているから関係ない」と思っていても、メールやチャットツールでやり取りしたファイルのほか、クラウドサーバーを経由したデータやWeb請求書発行システムも対象となるので注意が必要です。

データには速やかにタイムスタンプを付し、保存または監督者に関する情報を確認できるようにしておかなくてはなりません。何らかの不備があったり、隠蔽や偽装などが発覚した場合には重加算税が10%加重されます。

また、保存したデータには、下記3つの検索要件が課されます。
1.取引年月日、取引金額、取引先により検索できること
2.日付又は金額の範囲指定により検索できること
3.二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
(引用:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

つまり、保存したデータは適宜検索をかけられる状態にしておかなくてはなりません。

また、今回の改正により、スキャナ保存の要件が緩和されました。緩和の内容は以下の通りです。
⑴ タイムスタンプの付与期間が、記録事項の入力期間と同様、最長約2か月と概ね7営業日以内とされました。
⑵ 受領者等がスキャナで読み取る際の国税関係書類への自署が不要とされました。
⑶ 電磁的記録について訂正又は削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認することができるクラウド等(注1)において、入力期間内にその電磁的記録の保存を行ったことを確認することができるときは、タイムスタンプの付与に代えることができることとされました。
(注1) 訂正又は削除を行うことができないクラウド等も含まれます。
⑷ 検索要件の記録項目について、取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先に限定されるとともに、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合には、範囲指定及び項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要となりました。
(引用:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

さらに、これまで電磁的記録の保存をする場合には事前に税務署長への承認が必要でしたが、それも不要となっています。

アナログでの帳簿保存はコストがかかる上に作業が非効率になるため、このように規制が緩和されたタイミングで、デジタルへの切り替えを検討してみてはいかがでしょうか。

改正電子帳簿保存法に対応したシステムを導入

今回の改正は2022年1月1日から義務化が予定されていましたが、「所轄税務署長がやむを得ない事情があると認めている」「電子取引の取引情報のうちPDFなどの電子データで受領(作成)したものを印刷して提示できる、あるいは、提出を求められたときに応じられる状態になっている」の2つの条件を満たす場合、2年間の猶予が認められています。つまり、義務化のタイミングが2024年1月1日になるということです。

現在多くの企業では、この期限にあわせて改正された電子帳簿保存法に対応するため、システムの導入を進めています。2024年度にはインボイス制度も始まることや、コスト削減やペーパレス化を進めるためにも、この機会でのデジタル化がおすすめです。

また、上記の通り保存したデータは適切に検索できる必要があります。これを一つひとつ手作業で対応していくのは大変な手間になるので、OCR機能を持ったツールに使って電子ファイルへの検索項目の付与を効率化することがおすすめです。

例えば「楽楽精算」や「マネーフォワード クラウド「クラウド経費精算 freee」などを活用することで。改正電子帳簿保存法に対応しながら経理業務の負担を軽減することができます。

自社に合ったツールはどれなのか、2024年までに具体的にどのような準備をすればよいかなど、不安のある方はぜひ三谷商事にご相談ください。御社の業務や規模などにあわせたルールや導入までのフローを検討し、ご提案いたします。
 

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