『テレワーク完全マニュアル!初めてのリモートワークを成功させる方法』

新型コロナウイルスが猛威を振るう中、世界中で続々とテレワーク化が進んでいます。この分野に関しては後進国であった日本でも、大企業をはじめ次々と出勤せずに仕事を進めるようになってきました。

そうはいっても、今までテレワークを一切行っていなかった企業がいきなり始めるとなると、何から手を付けていいかわからないもの。そこで今回は、「これだけは抑えておきたい!」という、テレワークを成功させるコツについてご紹介します。

コミュニケーションツールを整える

オフィスに出社しなくなると、やはり社員同士のコミュニケーションが薄れてしまいます。そこでまず整えるべきものが、コミュニケーションツールです。これには大きく分けて、チャットとWeb会議の2種類があります。

チャットでおすすめなのが「slack」です。PCからもスマホからも使えますし、メールと違って部署ごとや案件ごとにチャンネルをわけられるので、後から見返したときにわかりやすいのがメリット。

利用料は月額850円で、アクティブユーザーは世界で1200万人以上と非常に人気です。他サービスとの連携にも優れていて、例えばグーグルカレンダーと連携させてスケジュールが近づくと通知が来たり、TwitterやInstagramへの投稿内容をslackにも投稿したりできます。

Web会議でおすすめなのが「zoom」です。無料アカウントでも最大40分の通話、100人までのグループ会議を利用できるため試しやすく、初めてこうしたツールを使ってみる方も安心です。月額2000円のプロプランだとミーティング時間の制限がなくなります。

zoomはもともとビジネス利用を目的として作られているので、接続が安定しています。PCからもスマホからも使えますし、複数場所で同時接続してもスムーズに会議ができます。

この他にもチャットでは「Chatwork」、Web会議では「Skype」や「Whereby」なども人気です。それぞれ料金や特徴が異なるので、より自社にあったものを選んでみてください。

アナログな情報管理から脱却する

建設業界はアナログ管理をしている企業も少なくないのですが、これがテレワークの天敵です。紙資料は出社しなければ見れませんし、セキュリティ面から持ち帰るのも難しいでしょう。仮に自宅に持って行ったとしても、紛失する可能性があります。こうした問題を避けるため、各自が自宅でデータにアクセスできるようオンライン上に移動させておきましょう。

例えば「グーグルドライブ」を使えば、様々なデータに容易にアクセスすることができます。アカウントによって閲覧のみ・編集可能などの権限もつけられるので、その点も安心です。

案件情報や顧客情報をエクセルで管理している会社も、これを機にシステムやクラウドでの管理を初めてみてください。例えば「e2movE クラウド」では工事原価管理などを簡単に、安価に行えます。テレワークをしていてもリアルタイムで安全に情報を確認できるので、会社にいるときと変わらずに仕事を進めることができるでしょう。

こうしたシステムを導入することはテレワークに対応するだけでなく、日々の仕事の作業効率を高めたり、情報管理の安全性が高まるといったメリットもあります。グーグルドライブなどでは不安がある方でも、e2movE クラウドであればセキュリティ面も安心です。

テレワークを駆使して時代を乗り切る

新型コロナウイルスがいつまで流行するのか、まだ先は見えません。ですから「テレワークなんて無理だ」と拒否せず、部分的にでも確実に進めていきましょう。テレワーク体制が整えば、落ち着いた後も「家事や育児で出勤は出来ないがスキルのある人材」などを有効に活用できるようになります。そういった面でもメリットがあるので、ぜひどんどん進めていってください。

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