社内システムを導入すると、現場の業務が軽減し、経営層も様々な数字が可視化されることでより健全な経営を実現できます。しかし導入の仕方を間違えてしまうと、現場が混乱するだけでなく、よけいなコストだけがかかってしまうことも。

そこで今回は、失敗事例を紹介しながら「どうすれば工事管理システム導入が成功するのか」を解説していきます。

失敗事例から学ぶシステム選び

弊社のお客様の中には、すでに他社の工事管理・原価管理システムを使いながらも「入れたは良いが全く使えない」「お金だけかかっていて、経営層から不満が出ている」といった課題を抱えて、ご相談される方もいます。そんな場合は、具体的にどのような問題が発生しているかを、しっかりヒアリングします。今回はそこで伺った事例をいくつかご紹介します。

失敗事例1：導入以後のサポートがない

A社ではとある社内システムを導入したものの、現場の方から「使い方がわからない」という声があがりました。A社の担当者の方が対応したものの、やはり問題は解決しません。そこで、システム開発会社のサポートセンターに問い合わせました。

しかし、一向に返事をもらえなかったそうです。
メールだけでなく電話でも問い合わせをしましたが、回答は得られませんでした。これが原因で、そのシステムは使えず利用料だけを支出し続けてしまいました。

失敗事例2：不要な機能ばかりついている

社内システムでできることは、製品によって異なります。しかしその見極めは簡単ではありません。B社では担当者がどのように製品をしぼればいいかわからず、コストだけで選んでしまいました。

その結果、「こういうことがやりたかった」という機能は不十分にもかかわらず、社内で使わない機能ばかりついたものだということがわかりました。しばらくは一部の機能だけ使っていましたが、結局はすぐに契約を打ち切ってしまったそうです。

社内システム導入を成功させるためのチェックリスト

こうした失敗事例は、いくつもあります。どのお客様も自社に合うものを選んだはずが、最終的には上手く活用できませんでした。こうした失敗をこれ以上生み出さないためにも、システム導入を成功させるためのチェックリストをご紹介します。

・システムを活用する部署について横断的な知識を持つ

社内システムはたいてい、一つの部署・課だけでは使いません。複数の部署の社員が使うことになります。そのため「こういう機能がないとこの部署が困る」「ここは簡単に情報を入力できるようにしないと、業務量が増えてしまう」といった感覚が必要です。

そこで社内システムを選定する方は一つの部署だけでなく、横断的な知識を持っていると好ましいでしょう。もしそうした方がいなくても、各部署でヒアリングすることでカバーできます。

・現場だけ、経営層だけの意志で導入しない

工事管理システムの導入というのは、大きな案件です。
そのため現場だけ、もしくは経営層だけの意志で選定するのではなく、両方を巻き込んでそれぞれが納得感を持つことが必要です。

例えば役員の方が導入を進めて、「毎月1日に、前月の末日までの数値が反映されたデータを確認できる」と思っていても、現場からすれば「1日反映されるように、前月末日にデータを入力し終えるのは難しい」といった事情があります。

・「システムは生もの」と考える

システムを選ぶとき、テレビなどの家電を選ぶ感覚の方は少なくありません。しかし実際は、生ものを扱う感覚に近いのです。最高級の食材も、メニューにあわない種類を選んだり、シェフの腕が悪かったりすれば、おいしい料理にはなりません。システムも同じように、適切な目的に合わせて、適切に取り扱う必要があります。

そのためには、「システムを使って何がしたいのか」「どういう業務を楽にしたいのか」など、導入の目的を考える必要があります。当てずっぽうに食材を切ったり焼いたりしても上手くいかないように、システムも目的を意識しなければ上手く活用できません。

・自社に合ったベンダーを選ぶ

システムを開発・販売している企業は数多くありますが、その中から、自社に合ったベンダーを選ぶ必要があります。選び方には色々な基準がありますが、まずは専門知識を持っているかが大きな違いになります。

ベンダーに自社の業界知識がなければ、どういうシステムが必要か正確にわかってもらうのにも一苦労するかもしれません。

・納期に余裕を持つ

社内の多くの部署と調整し、どの社員も不便を感じず、日ごろの業務が簡易化するシステムを構築するためには、相応の時間がかかります。もちろんスピードを重視しているベンダーもありますし、それほど専門的ではないシステムを導入するなら気にしなくてもいいかもしれません。

しかし専門的な内容であればあるほど、一社ごとにあわせた内容の調整が必要です。工事管理システムは一度入れればその後は長く使えるものなので、初めの導入には時間をかけ、本当にぴったりなものを選んだ方がいいでしょう。

社内システム導入に失敗しないように

社内システムの導入は、その企業の毎日の業務を大きく左右する重大な選択です。失敗をしないよう、しっかりと選んでください。

また、もしも工事原価管理システムが必要であれば、ぜひ一度、三谷商事にご相談ください。建設業界のプロフェッショナルである三谷商事が開発・提供する【e2-movE】は、建設・建材業界に特化したERPパッケージです。

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