『ビジネス必勝の鉄則!ワークフローで無駄な時間を短縮』を

目次

  1. 1.とにかく時間のかかる紙での承認
  2. 2.承認システム化のメリット:余計な手間を減らす
  3. 3.承認システム化のメリット:証拠をデータで残せる
  4. 4.システムと連携をとることでさらなる効率化を図る

とにかく時間のかかる紙での承認



紙での承認を受けようとした場合、担当者に紙を届ける手間や、上司が紙に目を通すまでの時間などがかかるため、どうしても時間がかかってしまいます。これは申請者や承認者に責任があるのではなく、仕組みとして時間を要する流れになってしまっているのが原因です。
たとえば、紙での承認を受けようとしたとき、必ずしも担当者がオフィスにいるとは限りません。外出していれば事務所に戻ってくるまでの時間がそのまま「待ち時間」になってしまいますし、場合によっては出張などで数日単位動きがないこともあります。
このような小さな時間の積み重ねが、結果的に「会社としての意思決定のスピードが遅さ」につながってしまいます。紙しかなかったころには特に問題にはなりませんでしたが、今や一分一秒を争うのが当たり前のビジネスシーンで、毎回数時間~数日かかってしまうのは致命的と言えるでしょう。
そこで承認業務の効率化を図るための手段として、近年は「承認システム化」が注目を集めています。承認業務をシステム化することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。


承認システム化のメリット:余計な手間を減らす



承認システム化のメリットとして挙げられるのは、まず何と言っても「余計な手間を無くせる」という点でしょう。
紙で承認を行っている場合、「承認してもらう側」と「承認をする側」のスケジュールなどが絡み合うため、どうしてもスムーズに承認されず、承認待ちの時間が増えてしまうことがあります。
また、紙で承認を行う場合、もしかするとハンコ忘れなどのミスが起きるかもしれません。そういったケアレスミスによっても、承認待ちの時間は少しずつ伸びていってしまうのです。その点、承認システム化をすれば、担当者が不在でも問題ありません。外出先でもPCを操作すれば、承認作業を行えるからです。
また、システム化をすることで「捺印する」という作業自体がなくなるため、「ハンコ忘れ」という概念そのものも無くなります。


承認システム化のメリット:証拠をデータで残せる



承認の「証拠」をデータとして残すことができる点も、大きなメリットと言えるでしょう。紙で承認を行う場合、いつ・誰が・何を確認したか、という詳細を記録として残しておくことはできません。
しかし、承認システムを活用することによって、「いつ・誰が・何を確認したか」という履歴を残すことができます。この履歴こそが「証拠」となるため、いつ承認されたものなのか、誰が承認したものなのか、といった点も簡単に見返すことができるようになるのです。
紙で承認を行う場合、仮に不正が行われていたとしても、その不正を見過すことなく発見するのは決して簡単ではありません。しかし、承認システムを活用すれば、証拠が確実に残りますし、システムにアクセスした人の記録も一つひとつ残るため、不正を行うのはほぼ不可能と言えるでしょう。
こうした体制を整えることで、よりスピーディーかつ質の高い業務を遂行していくことが可能になるのです。


システムと連携をとることでさらなる効率化を図る



企業では毎日の業務を効率化するため、様々なシステムを導入しています。勤怠管理や顧客情報など、あらゆる情報をデータ化し、手間と時間を削減するのが当たり前です。しかしそこで発生するのが、色々なツールを使いすぎて逆に業務が煩雑になってしまうというリスク。
特に建設業界の方でツールを使った業務効率化を目指したい方にお勧めなのが、e2-movEです。e2-movEは建設業界の400以上で導入されており、工事原価管理や支払管理を行うためのシステム。
一見承認システムとは関係ないように思えますが、オプションをつけることで連携し、「今誰が決済しているのか」「承認状況がどうなっているのか」を一目で確認することができます。例えば実行予算の起案をe2-movEのシステムで行う際、案件内容に対してどのくらいの予算額を持たせ、実際の工事発注に至るか、取引に関する承認段階をストレスなくチェックできます。
未だに紙で承認管理をしている企業は、ぜひシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。同業他社に後れを取らないスピードを取り入れ、より優位にビジネスを進めていきましょう。


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