『エクセルでの案件管理からはもう卒業。ツールを使って引合管理を適切に処理する』

目次

  1. 1.案件管理はなぜ重要なのか?
  2. 2.エクセルで案件管理をするデメリット
    1. 2.1.■属人化が進む
    2. 2.2.■高いセキュリティを保てない
  3. 3.初めてのシステム導入にはe2-movEがおすすめ
    1. 3.1.■エクセル管理での問題を解決
    2. 3.2.■実行予算として扱える
    3. 3.3.■案件をランク分けできる
    4. 3.4.■バージョンアップ可能
    5. 3.5.■システムを初導入するお客様も扱いやすい
  4. 4.e2-movEを導入して適切な案件管理を

案件管理はなぜ重要なのか?



そもそも、建設企業にとってなぜ案件管理が重要なのか、それは会社の利益に直結するからです。特に契約前の引合管理の時点で誤りがあると、「実際に工事をしてみたら、赤字になってしまった」ということになりかねません。
特に建設業は一つの工事が終わるまでに一年以上かかることも珍しくありません。トンネルを通す工事ではそもそも数十年スパンで計画が立てられますし、土木工事では歴史的建造物が出てきて工事がストップすることもあります。
そうこうしているうちに計画通りにいかなくなり、また材料費の価格も変わってくるでしょう。そのため引合管理の詰めが甘いと、思っていたより利益が出ない、または赤字になるという事態に陥ります。


エクセルで案件管理をするデメリット



引合管理や案件管理をエクセルで行っている企業は多いのですが、実はそこには落とし穴があります。


■属人化が進む

エクセルは表計算や数式を組み合わせて独自の計算ができるため、自由度が高いというメリットがあります。しかしその分、属人化が進みやすいのが問題なのです。一人の担当者がエクセルで管理し続けていると、「ほかの人が見てもどうなっているか理解できない」となってしまいがち。何かの理由で担当者が休んだり辞めたりした結果、誰も管理ができなくなる可能性があります。


■高いセキュリティを保てない

エクセル管理をしている企業では、誰でもファイルを自由に閲覧・編集できてしまうことがほとんど。それではもちろん、セキュリティ面に不安がありますよね。情報をUSBなどにいれて持ち出すのも簡単ですし、仮に誤った編集がされても、いつだれがどんなミスをしたのかもわかりません。


初めてのシステム導入にはe2-movEがおすすめ



エクセルでの管理はだめだとわかっても、どのシステムを入れればいいかわからない。そんな方には、e2-movEをおすすめします。建設業界に特化したシステムで、すでに400社以上の導入実績があるシステムです。


■エクセル管理での問題を解決

エクセルで管理していると「属人化が進む」「セキュリティ面に不安がある」というデメリットがありますが、その二つを解消します。e2-movEは情報入力の仕方や入力欄が定められているので、誰でもそこに数値を打ち込めば、案件が管理できるようになっています。
また閲覧・編集の権限を役職や部署でわけられるので、不用意に情報がもれるリスクも最小化できるのです。誰が、いつ、どんな風に情報を入力・編集したかもわかるので、何かミスがあってもすぐにフォローができます。


■実行予算として扱える

他でもなくなぜe2-movEがおすすめなのか、その最大の理由は引合管理として入力した数値が、そのまま実行予算として扱えるからです。つまり、見積もり段階で数字を入れて、契約が決まったらまた入力し直すという無駄な作業が一切必要なくなります。エクセルでは、材料や工種が多い案件だと入力も煩雑ですが、e2-movEならもうこうした問題には悩まされません。


■案件をランク分けできる

案件をランクでわけられるのも便利な点。単に見積もりを出しただけの新規のお客様の案件もあれば、以前からお付き合いのあるお客様の案件もありますし、また受注間近という案件もあります。こうした種類をランクとしてわけることで、管理がしやすくなるんです。


■バージョンアップ可能

e2-movEクラウドはただ導入して終わりではなく、最新の状態にバージョンアップが可能です。業務系パッケージでは経理にかかわる情報を扱うため、バージョンアップをするにもものすごい工数を経て開発を行っています。クラウドであれば最新バージョンを利用できるので大変お得です。


■システムを初導入するお客様も扱いやすい

SFA(営業支援システム)には色々な種類があり、それぞれに特徴があります。そんな中でもe2-movEが特に「システム初導入」にぴったりなのは、エクセルが取り込めるからです。フォーマットを合わせる必要はありますが、エクセルで管理を継続できるので、導入の障壁が小さくなります。
また、そもそも建設業界に特化して作られているので、建設業で不要な情報をわざわざ入れることはありません。それに工種ごとに見積もりを立てられるようにもなっているので、直感的に使いやすいでしょう。業界問わず全般的に対応したSFAを運用すると手間がかかりますが、e2-movEなら最初から実行予算を建てることを念頭に置いて作られているので慣れるまでの時間もかかりません。
もちろん、導入時やバージョンアップ時にはサポートを行います。「こういう風に使いたいけど、どうすればいいかわからない」といったお困りごとは、何でもお気軽にご相談ください。


e2-movEを導入して適切な案件管理を



長年エクセルで案件管理をしていると、「まあ、これからもこのままでいいだろう」という意識になってしまうもの。しかし案件管理とは会社の利益を左右する極めて重要な部分。何かあってから慌てて対応するのでは、あまりにも遅すぎます。
これからも健全な企業経営を続けるために、今こそ新しくシステムを導入するべき。その際の選択肢として、ぜひe2-movEもご検討ください。


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