『エクセルでの管理はもう限界!工事原価管理システム導入の必要性について!』

目次

  1. 1.■工事原価管理とは?
  2. 2.■エクセルで工事原価を管理していくメリット
    1. 2.1.低コスト
    2. 2.2.ファイルの共有が簡単
    3. 2.3.マクロ・関数を活用し自分流の管理表を作成
  3. 3.■エクセルで工事台帳(原価)を管理していくデメリット
    1. 3.1.管理ファイル数の増加によるミスの発生
    2. 3.2.リアルタイム性の欠如
    3. 3.3.管理方法の変更による業務工数の増大
  4. 4.■工事原価管理システムや工事原価管理ソフトの必要性
    1. 4.1.転記ミス、計算ミスの排除
    2. 4.2.社内の情報統一が可能
    3. 4.3.現場の工事原価把握のスピードアップ
    4. 4.4.人件費を削減し、組織のモチベーションの改善
  5. 5.■工事原価管理システム『e2-movE 工事管理』

■工事原価管理とは?



まず、工事原価管理とは何かを考える上で重要な事は工事原価管理の目的が利益の管理ということです。
工事(現場)ごとに現場担当者が進捗を把握して工事原価の予想を行い、予算オーバーが想定される場合は経営者に報告を行い、対策を検討し、改善を実行する必要があります。

経理の担当者としては毎月の請求書を現場ごとに振り分けて工事原価を集計しますが、目的としては支払業務の確認を確実に行う事と実績の集計結果を経営者に報告する形になります。

業務工数が増える中、正確な状況を経営視点からスピードを持って把握し、改善していくために必要な事が工事原価管理と言えると思います。


■エクセルで工事原価を管理していくメリット



エクセルは表計算およびデータ分析において優れたツールです。
また、WEB上でフリーで入手できるエクセルで作成した工事原価関連のテンプレートがあったりもします。

ということで、まずメリットとして挙げられるのは下記ではないでしょうか?


低コスト

パソコンにプリインストールされている、またはマイクロソフトのオフィスライセンスを購入しているためライセンスは既に保有済であるため追加コストがかかりません。


ファイルの共有が簡単

メールに添付して担当者へ連絡、ファイルサーバにファイルを置いて担当者間で共有もでき、また同一ファイルであってもファイルの閲覧や担当者ごとに修正が可能になります。
また社外の方が活用しているテンプレートがWEB上から入手できたりします。


マクロ・関数を活用し自分流の管理表を作成

詳しい方(もしくは勉強すれば)なら自分流の管理表として作成可能になります。
エクセルですと当然使い慣れている方も多く、詳しい使い方はネットで検索すればでてきます。 実際、エクセルに詳しい現場監督の方を中心に活用されているのではないでしょうか?
ただ、弊社のお客様からご相談を受けるケースとして多いのが、企業として事業規模を拡大していく中、エクセルだけでの管理の限界を感じるタイミングが訪れ、それを何か別の方法で改善できないかというご相談です。
それでは、エクセルで工事台帳(原価)管理していくデメリットとしてはどのようなことがあるのかを次にご説明します。


■エクセルで工事台帳(原価)を管理していくデメリット


管理ファイル数の増加によるミスの発生

数量が多くなるとファイルの転記ミス、エクセルの関数の間違いが発生します。
工事台帳、作業日報等複数の1つの現場で複数のファイルを管理する必要があり、それを別なファイルやソフトに入力する必要がある場合に転記ミスが起こりやすくなります。
またエクセルに詳しい方が関数を取り入れている場合にも数式に問題ないかの注意が必要になります。


リアルタイム性の欠如

ファイルの提出タイミング、集計に時間がかかってしまうケースがあり、現場担当者と経営者との情報の共有に時間がかかることがあります。


管理方法の変更による業務工数の増大

プロセスの変更により関係ファイル全てのフォーマット変更が発生したり、特定の詳しい方が作成したものだと、その方の退職により誰も編集できず、エクセルの旧バージョンを使い続けなければならないリスクが発生します。

上記のようにエクセル管理だけでは業務が回らないため現場の効率化を検討する必要があり、また経営者として利益を管理し最大化するために、工事原価管理システムや工事原価管理ソフトを検討するケースが発生します。


■工事原価管理システムや工事原価管理ソフトの必要性



工事原価管理システムや工事原価管理ソフトの導入する必要性に関しては、以下の事があげられると思います。


転記ミス、計算ミスの排除

請負件数が増えていく中、入力回数が多い業務だとミスが起こりやすくなります。
さまざまな入力、出力業務がシステム化されているとミスが軽減されます。


社内の情報統一が可能

システム化することにより組織で管理することが可能です。
業務フローを確立し、社内に共有化することで属人化しない運用を行い、担当者がいないと分からない状況を減らします。


現場の工事原価把握のスピードアップ

経営者にとっては状況をリアルタイムに把握し、改善する必要があれば、その判断を行う事が重要となります。
システム化することにより、状況の見える化を行い、迅速な経営判断が可能になります。


人件費を削減し、組織のモチベーションの改善

経理の方であれば、特定の締日に業務が集中します。
システム化することにより業務工数を削減し、残業を減らすことができます。
工事担当者であれば、実行予算の把握スピードが迅速化し、本来行うべき改善を検討する時間に集中できモチベーションも向上します。

工事担当者様の例)
請負工事 1,000万 実行予算 500万
において200万の変更実行予算が発生した場合において迅速に状況が把握できると請負予算の増額交渉(工事担当、営業)や材料側に仕入の原価低減の再交渉が可能です。

以上のように工事原価管理システムや工事原価管理ソフトの導入によりもたらされるメリットを感じて頂けましたでしょうか?


■工事原価管理システム『e2-movE 工事管理』



弊社が提供する工事原価管理システム『e2-movE 工事管理』であれば上記のメリットはもちろんのこと、それ以外にもお客様の業務を把握した上で、メリットがある活用方法のご提案が可能です。
複数の拠点での利用、外出先からのセキュアなアクセス方法を含めてご提案が可能ですので、ご興味ありましたら是非この機会に『e2-movE工事管理』をご検討いただけますと幸いです。


建設業、工事業のお客様向けの工事原価管理システムです。受注した工事登録内容を元に実行予算管理、工事の採算や進捗状況の把握、外注業者様や資材業者様へのから原価計上、計上された原価を元に支払管理までワンストップで提供します。

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