建設業界の現場で日々行われている事務業務。その中でも、Excelによる台帳管理はいまだに多くの企業で行われています。あなたの企業でも、契約の進捗管理、支払予定の一覧、原価の記録などを、Excelで行っているのではないでしょうか。

こういったExcelファイルは、VLOOKUPやIF関数、ピボットテーブルといった複雑な数式が大量に使われていたり、担当者が作成した独自のマクロで自動処理をしていたりします。ファイル名やフォルダ命名のルールも不明確で、他人が引き継ぐことが非常に困難な状態になっているのです。

このような属人化された業務は、担当者が休職や退職をした途端に遂行が難しくなり、最悪の場合、ノウハウが引き継がれず業務の再構築に多大な時間と労力を要することもあります。

特に注意すべきは、工事原価や支払予定、粗利の予測といった経営判断に関わる業務が、このような属人化されたExcelファイルで運用されているケースです。
これらは会社の収益構造を支える重要な情報であり、その信頼性が揺らぐと、経営そのものに悪影響を及ぼしかねません。

現場や担当者によってExcelがバラバラに作られており、全社でデータを集計・分析しようとしても、フォーマットを揃えるだけで膨大な作業時間を要することになります。これではデータを蓄積しても実際には活用できず、日々の業務で入力している情報も標準化されていなければ活かせません。また、属人化が進むことで、業務がブラックボックス化し、内部統制の観点からも大きなリスクとなります。

属人化から脱却する方法が、原価管理のための業務システムを導入することです。
e2-movEのようなクラウド型のシステムを使えば、業務の見える化と標準化が実現できます。
契約・発注・支払・出来高査定などの業務がシステム内で一貫して管理可能です。
入力項目や帳票形式が統一されているため、誰が入力しても同じようにデータが蓄積され、ミスや抜け漏れが起こりにくくなります。

さらに、クラウド型のシステムであるため、複数の社員が同時に同じ画面を見ながら業務を進めることができます。複数人で同じ画面を見ながら業務を進められるため、スムーズな情報共有が可能です。

データはクラウド上で蓄積され、リアルタイムで集計・出力が可能なため、経営層がいつでも最新の情報を把握できるというメリットもあります。Excelにありがちな「情報が散在していて全体像が見えない」状態から一気に脱却できます。新人教育や引継ぎもスムーズです。

建設業界では、現場の人手不足やベテランの退職など、人材に関する課題が年々深刻になっています。その中で「優秀な個人のスキル」だけに頼った業務体制を維持するのは、現実的ではありません。

だからこそ、企業が取り組むべきなのは、「仕組みで業務を回す」ための基盤づくりです。特に原価管理のような会社の根幹を支える業務こそ、属人化を排除し、誰が担当しても同じように結果を出せる体制を構築しなくてはなりません。

そのためには、属人化を排除するだけではなく、全員が使える共通のシステムの整備が必要です。ルールや仕組みが明文化され全社で共有されていれば、業務の透明性は高まり、トラブルやミスの防止にもつながります。

これにより、社員一人ひとりの負担も軽減されます。業務がブラックボックス化していると、担当者は常に一人で業務を抱えるしかありません。システムを通じて業務が標準化されれば、責任の偏りが解消され、チーム全体で支え合える体制が生まれます。

「属人化からの脱却」は、単なる作業効率化ではありません。それは、組織が持つ知識や経験を“資産”として蓄積・活用するための出発点です。Excelによる管理に限界を感じている今こそ、業務改革に着手するタイミングです。

e2-movEは、建設業に特化した原価管理システムとして、こうした改革を強力に支援します。業務の見える化・標準化を通じて、「誰がやっても同じ成果が出せる組織」への転換を後押しします。担当者個人に頼るのではなく、組織として業務を進められる体制を作りましょう。