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お役立ち情報  『作業を滞らせる承認待ちは、ワークフローで短縮可能!』を追加しました

会社の規模が大きくなればなるほど、捺印業務にかかる負担も増えてしまうものです。とくに、多くの部下を抱える管理職の方にとって、この捺印業務は負担の大きい作業と言えるのではないでしょうか。

また、その承認待ちで足止めを食らってしまい、なかなか前に進めないという社員の方もいるかと思います。

今回は、そんな「承認待ち」を解決するための方法についてご紹介していきます。

目次[非表示]

  1. 1.■紙での承認はとにかく時間がかかる…
  2. 2.■承認システム化のメリット:余計な手間を無くせる
  3. 3.■承認システム化のメリット:証拠をデータで残せる
  4. 4.■ワークフローに応じてカスタムできればさらに楽!

■紙での承認はとにかく時間がかかる…


紙での承認を受けようとした場合、担当者に紙を届ける手間や、上司が紙に目を通すまでの時間などがかかるため、どうしても時間がかかってしまいます。

しかしそれは、捺印する側の管理職の人に責任があるわけではありません。

「紙での承認」という作業自体が、どうしても時間を要してしまう仕組みになっているからです。

たとえば、紙での承認を受けようとしたとき、必ずしも担当者が事務所にいてくれるとは限りません。

外出していれば、担当者が事務所に戻ってくるまでの時間がそのまま「待ち時間」になってしまうということです。

こうした承認業務に多くの時間を要してしまうということは、それだけ「会社としての意思決定のスピードが遅い」と言い換えることもできます。それは大きな問題と言えるでしょう。

そのため、承認業務の効率化を図るための手段として、近年は「承認システム化」が注目を集めています。

では、承認業務をシステム化することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここから、より詳しく見ていきましょう。


■承認システム化のメリット:余計な手間を無くせる


承認システム化のメリットとして挙げられるのは、まず何と言っても「余計な手間を無くせる」という点でしょう。

紙で承認を行っている場合、「承認してもらう側」と「承認をする側」のスケジュールなどが絡み合うため、どうしてもスムーズに承認されず、承認待ちの時間が増えてしまうことがあります。

また、紙で承認を行う場合、もしかするとハンコ忘れなどのミスが起きるかもしれません。

そういったケアレスミスによっても、承認待ちの時間は少しずつ伸びていってしまうのです。

その点、承認システム化をすれば、担当者が不在でも問題ありません。外出先でもPCを操作すれば、承認作業を行えるからです。

また、システム化をすることで「捺印する」という作業自体がなくなるため、「ハンコ忘れ」という概念そのものも無くなります。

それにより、人のミスによって承認待ちが増えてしまうこともなくなるのです。

これらの点は、極めて大きなメリットと言えるでしょう。


■承認システム化のメリット:証拠をデータで残せる


また、承認システム化のメリットはそれだけではありません。

承認の「証拠」をデータとして残すことができる点も、大きなメリットと言えるでしょう。

紙で承認を行う場合、いつ・誰が・何を確認したか、という詳細を記録として残しておくことはできません。

しかし、承認システムを活用することによって、「いつ・誰が・何を確認したか」という履歴を残すことができます。

この履歴こそが「証拠」となるため、いつ承認されたものなのか、誰が承認したものなのか、といった点も簡単に見返すことができるようになるのです。


そして、紙で承認を行う場合、仮に不正が行われていたとしても、その不正を見過すことなく発見するのは決して簡単ではありません。

先にご紹介したように、紙による承認では「いつ・誰が・何を確認したか」という点を明確にすることはできないからです。

しかし、承認システムを活用すれば、「いつ承認されたのか」「誰が承認したのか」「何を承認したのか」といった証拠が確実に残りますし、システムにアクセスした人の記録も一つひとつ残るため、不正を行うのはほぼ不可能と言えるでしょう。

こうした体制を整えることで、よりスピーディーかつ質の高い業務を遂行していくことが可能になるのです。


■ワークフローに応じてカスタムできればさらに楽!


ここまでご紹介してきたように、紙での承認は時間がかかってしまうため、承認システム化がおすすめです。

しかし、承認システムにもさまざまな種類があり、中にはそこまで使い勝手の良くないものも存在するのが実際のところなのです。

では、どのようなシステムを選ぶべきなのかというと、「ワークフローに応じてカスタムできるもの」が良いでしょう。

たとえば、金額に応じて経路・承認者を設定することができたり、内容に応じて経路・承認者を設定することができたりなど、細かくカスタマイズできるものであれば、よりスピーディーな承認業務が行えると言えます。

『e2-movE』は、こういった細かいカスタムも手軽に行えるようになっていますので、紙での承認にストレスを抱えられている方は、ぜひこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

承認業務を効率化することで、他の業務の品質も大幅にアップするはずです。


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