基幹システムの選び時

基幹システムを選ぶ時には、様々なタイミングがあります。まずは、これまで使っておらず新たに導入する場合。それ以外は、既存のものからの切り替えです。
特に、現在使っている基幹システムの保守・メンテナンスがされなくなったときには切り替えが必要です。システム会社からのサポートが受けられないとなると、そのシステムの継続はできません。というのもサポートの終了した古いシステムを使い続けているといざという時に困ってしまいますし、セキュリティ面からみても不適切だからです。
また、使っているうちに使い勝手が悪いことに気づくこともあります。イメージ先行で導入してしまい、実際の業務で必要な作業ができなかったり、毎日の業務で煩雑な手続きが必要だったりということもあります。さらに、業務最適化のために変更することもあるでしょう。

基幹システム選びの過去と今

十数年前まで、基幹システムを入れ替えるときは自社と取引している業者に相談することがほとんどでした。たとえばオフィスで使っている複合機のメーカー担当が来社したタイミングで、「おすすめの基幹システムって、何かある？」と聞くと、自社の業務などを理解している担当者がいくつか選択肢を提示してくれていたのです。
しかしネットの普及以降は、システム担当者などが自分自身で検索し、比較サイトなどを見て検討するようになりました。基幹システムメーカーも自社HPなどで使い方や機能を紹介しているので、それらを見比べてより最適なものを選別します。
どちらにもメリット・デメリットがありますが、昔のやり方の場合、自社のシステム担当者の負担が少なく、ある程度信用があるところを紹介してもらえる一方、他にどんなものがあるのかがわからないのでそれが本当に最適なのか確かめようがありません。
自分で調べる方法の場合は数ある基幹システムから選べるので選択肢は広がりますが、基幹システム選びは数年～十数年に一度しか行わないので、担当者も慣れておらず本当に自社で必要な機能がすべてそろっているのか判断しきれないことがあります。
最近では二社以上での見積もりをとることが義務付けられていることもあり、出入り業者に相談しつつ担当者が自分自身でも調べるというやり方が主流となっています。自分で調べて見積もりを頼む場合、要件定義を出す必要があります。

要件定義、RFPとは？

基幹システム導入で失敗しない方法

最近では昔に比べて出入り業者の担当者が基幹システムについて知らないことも珍しくなく、ある程度自分の力で調べることが必要とされています。しかしシステムのプロではないため、完璧な要件定義を作り上げることができず、いざ納品されてみたら必要な作業ができないということも起こっているのです。
そこでコンサルを入れる企業も増えているのですが、そのコンサル選びにも一苦労してしまっています。信用に足るコンサル会社・コンサルタントを選び、自社の仕事や規模感を理解してもらうのは簡単ではありません。
知識はあっても大企業向けの王道の内容で進めようとし、自社の身の丈に合わない提案をしてしまうコンサルタントもいます。よくわからずそういったコンサルタントに「プロだから」と任せきりにしてしまうと、想定外のコストがかかったり、使い勝手の悪い基幹システムを導入する羽目になってしまうのです。
こうした数ある失敗パターンを避ける立った一つの方法は、「基幹システム担当者が、自社の事業と仕事内容について理解する」ことです。もちろん、親身になってくれる出入り業者がいればその人に相談するのは効果的です。しかし結局は他社の人間なのですべてを理解しているわけではありませんし、その業者に紹介してもらった方ももちろん自社について詳しいわけではありません。
いずれにせよ、システム担当者が自分たちの業務をわかっていないと話は進まないのです。自社の社員が日々何をしているかを細かく理解したうえで、必要な機能や性能をリストアップしておけば、導入までのやり取りも非常にスムーズに進みます。
例えば建設業であれば、一工事担当が自分で実行予算を作ったあと、それがどういう流れでどうなっていくのかを知らねばなりません。実行予算をもとに発注が起こり、発注により作業が始まり、できあがったもので原価を管理し、管理しつつも取引条件として扱っていく。そのすべてをカバーできるシステムを作る必要があるでしょう。
会社規模により一人が担当する作業範囲も異なるので、「この入力まではこの担当者がやりたい」「この作業の次はこれをやりたい」など全体の流れを説明できるようにしましょう。その上で、最終的にここまでシステム上で完結したいと話せるとベターです。
自社について学んだあとは、いくつかの業者と話をしてその業者が自社の業界についてどのくらいわかっているかを判断していってください。建設業界は他の業界に比べ流れが複雑になりやすいので、なるべく専門的にやっているところを選ぶといいでしょう。その業界について知見があれば、仮にこちらが何かを見落としても指摘してもらえて、より完璧な基幹システムを導入することができます。

正しい基幹システム選びを

基幹システム選びは、車選びと似ています。「車のことはわからないから、てきとうに選んで」と言ったところで自動車メーカーも困ってしまいますよね。近所に買い物に行く程度にしか乗らないのか、旅行が好きで頻繁に長距離走行するのか、一人で乗るのか家族と乗るのか、週にどのくらい乗るのかなど、詳細がわからなければ専門家でも選びようがありません。
基幹システムも、誰がどんな風に使うのかを明らかにして初めて最適なものを選ぶことができます。ここから数年使い続けるシステムを選ぶために、わかっているつもりになっている自社の事業や日々の業務全体について、改めて学んでみてください。

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