『エクセル管理は平成で終了!令和からはシステム導入で正しいセキュリティレベル管理を』

目次

  1. 1.■情報変更が共有できずミスが発生
  2. 2.■コンプライアンス意識の低さを表す
  3. 3.■システムを導入してセキュリティレベルを高める

■情報変更が共有できずミスが発生



現在多くの建設会社では、工期やさまざまな金額、受発注にかかわる情報をエクセルで管理しています。しかしエクセルには、2つの問題があるのです。
それは「誰でもすべての情報を閲覧できる」ことと、「誰でも工事に情報を自由に編集できる」ことです。これにより実際にどんな問題が起きているのか、とある建設会社を経営する方にお話を伺いました。
「うちでは資材の金額や工事のスケジュールなどを、エクセルで一括管理しています。そしてある日、営業が獲得したとある案件についてエクセルを見ていました。
金額的にいい案件だと判断したので、そのまま進めるよう指示をしました。しかし実際に工事が始まった後に情報を見直してみると、うちに全く利益が無い状態になっているんです。
一体どういうことか確認したところ、私が情報を見たすぐ後に、お客さんと折り合いをつける関係で、営業部の社員がいくつか金額を変更していたとのことでした。しかし私はそれに気が付かなかったんです。
でも、これはうちの情報共有のミスです。結局、赤字になるとわかっている工事を最後までやるはめになりました」
エクセルで管理していると、誰でもいつでも情報を閲覧・編集できますし、履歴も残りません。パスワード設定で保護をかけることもできますが、簡単に操作が行われ、それに気が付きにくく、こうしたミスが発生するんです。


■コンプライアンス意識の低さを表す



エクセルで情報を管理していると、コンプライアンス面から見ても問題があります。というのも、どんなに重要な情報も、誰もがかんたんに閲覧でき内容を変えてしまっても誰も分からないからです。
しかし各部署によって管理する内容は違いますし、場合によってはあまり関係ない部署には見てほしくないものもあるはずです。例えば営業部であれは見積もりや見込み情報は必須。閲覧だけでなく、途中で数字が変わった時に編集できる権限も必要です。
経理部では受注先の企業データ(業績や与信)を見ます。工事部であれば実行予算の価格の見立て、土木部であれば歩掛りなど、何が必要かは部署によって異なります。
誰でもどんな情報でも見られるというのは、利便性は高いですが、セキュリティがないも同然。それに、エクセルで管理していると簡単に社外に持ち出しもできるでしょう。自宅で仕事をしようとUSBにデータを入れることもありますが、そのUSBの脆弱性について気にかける人はほとんどいません。こうした状態は、とてもコンプライアンスを完璧に順守しているとはいえないでしょう


■システムを導入してセキュリティレベルを高める



このような問題を解決するためには、きちんとしたシステムを導入し、それに則って情報を扱う必要があります。

e2-movEを利用すると、部署や役職ごとにセキュリティレベルをわけ、細かな権限付与が可能です。部署ごとに閲覧できる情報をわけ、また編集の可否も設定することができます。さらに案件にごとに、上長の承認がされた段階で情報の編集をロックする機能もあります。
建設業では途中で色々な数字が変わるのは日常茶飯事、しかし段階ごとにロックをかければ行き違いもなくなるでしょう。これなら、先にご紹介した「思っていた数字と違う価格で受注してしまった」なんていうミスも防げます。
さらに、データ編集の履歴もしっかりと追うことができます。いつ、誰が、どの数字を、どう変更したのかが一目瞭然です。これはミスが発生した際の原因究明にも役立ちますし、事前に履歴が追えるということを社員に共有することで、むやみやたらに編集することを防ぐ効果もあります。
また副次的なメリットとして、こうしたシステムを導入していると、それだけでコンプライアンスを意識している企業だということがアピールできます。契約に直接関係することではありませんが、顧客とのやりとりのなかでは一種のステイタスとして使えるでしょう。
建設業界は、まだまだITリテラシーが低いと言わざるを得ません。しかし、大切な情報の取り扱いに関して、見つめなおす時を迎えているのです。令和という新しい時代が始まる今こそ、情報への考え方を一新し、エクセル管理から卒業してシステムを導入してみてはいかがでしょうか。


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