株式会社トスマク・アイ様

株式会社トスマク・アイ様の業務は、浄化槽管理事業、廃棄物処理事業、資源再生事業、施設保全管理事業、土木補修事業の５事業に分かれています。さらに、今年から新しく温浴施設の運営・管理にも進出。幅広い事業展開で、循環型社会の形成に貢献しています。2014 年４月、これまで使っていた自社開発のシステム入れ替えにあたり、信頼と実績のある『e2-movE』を導入されました。

自社システムのリスクを考え、実績のあるシステム導入へ

　同社は10 年以上前に自社で開発したシステムで、全社的な経理業務を行っていました。５年前からは管理部経理課の友山貴夫課長がそのシステムを受け継ぎ、改良を重ねながら使っていたそうです。「ところが、２年前に異動があり、システム管理に専従できなくなったんです。だからといって、システムに特化した人材を確保したり、社内で育成したりするのも難しい。なにより自社システムそのものに常々リスクの高さを感じていたので、この機会にプロに発注しようという話になりました」と語る友山氏。専門的なオプションが多くなることを案じていた友山氏は、京都で浄化槽管理業に採用された事例を持つ『e2-movE』に目を留めました。「浄化槽事業向け導入実績があり、信頼できると思いました」。
　当初は、『e2-movE』に自社システムをシンプルに移植する予定でしたが、話を進めるうちに次々と問題が噴出します。「自社システムで、作りきれていなかった機能が大量にあったんです。例えば、定期的に浄化槽の清掃にお伺いするお客様が登録されてあり、その予定を取り込むボタンがあるけど、押しても動かない。でも、本当はこの機能は必要なので、新しく入れてもらわないといけない。画面にあるのに動かないというのは、自社製の怖いところでしたね」。

株式会社トスマク・アイ
管理部経理課課長
友山貴夫氏

担当者様のコメント

前任者がつくった自社システムを、５年前から私が引き継いで対応していました。以前は、システムにトラブルがあると対処に追われ、かなり時間をとられましたが、『e2-movE』を導入することで本当に負担が減りましたね。おかげで、本来行うべき管理業務に注力できるようになりました。

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システムの移植にあたり、社員の意思をひとつにまとめて

使い慣れた旧システムの操作性を残しながら、いかに新しい『e2-movE』の仕様や設計を決めていくか。要件定義にあたっては、友山氏が中心となって社内でヒアリングを行い、社員の意思をまとめました。並行して２週間に１度のペースで弊社の担当者と打ち合わせを重ね、本当に必要な機能を選別し、過剰な作り込みは避け標準化を目指すことになりました。
「旧システムにあった、し尿・浄化槽管理やじん芥管理の機能などは、『e2-movE』にすべて移植してもらいました。特に浄化槽管理では、点検をして、その結果を踏まえて清掃指示を出すという流れをシステム上で作らないと業務が回らない。し尿管理は単位が特殊なものもあり、そのあたりは柔軟にアドオンしてもらいました」。
　他にも、電話応対時の顧客照会機能や定期売上、定期仕入機能、コンビニ収納対応などもカスタマイズ。定期売上に関しては、毎月売上をたてて四半期で請求する煩雑な作業をマスター登録するなど、改善を加えたところもありました。また、再請求機能も、同社ならではの機能のひとつです。「個人のお客様で未払いがあった場合、間を置いてから再請求するのですが、対象期間に対しての残高抽出といった面倒な作業をシステムに統合しました」。

▲浄化槽管理や施設保全管理など、事業ごとに必要とされる機能がアドオンされている。

新しく就業機能をプラス、信頼できるシステムに大満足

入金明細消込から伝票合計消込による事務の効率化や、調整先コード入力による月次売上の平準化など、様々なメリットが得られた『e2-movE』。さらに、同社は今回、新しく就業機能を追加しました。
「弊社は出先の機関が多く、営業所のエリアも広い。就業機能の導入で、すべての拠点をネットワークで結び、タイムカードのデータを本社のサーバに集めてチェックできるようになりました。これは人事担当者からの要望だったのですが、ちょうど４月から始まった温浴施設の運営管理にも活用しています。温浴施設はパートやアルバイトの方が多く、時給計算になるので、就業システムを入れた効果を実感していますね」。
　旧システムの良いところを進化させ、新規機能も盛り込んだ『e2-movE』のカスタマイズ。「なにより、システムの安定性が向上したことが大きな成果」と友山氏は顔をほころばせます。「データ処理を信用できるようになったことは、本当に大きい。段階的な消費税改正への対応も、自社製だったら乗り切れなかったと思います。『e2-movE』を通せば正確なものができるという頼もしさがあり、非常に満足しています」。信頼できるシステムが、多岐にわたる日々の業務をしっかりと支えています。

使用した感想

システムの入れ替えにあたり、使い勝手が良くなるよう30 項目以上の要望を出しました。特に浄化槽管理は取引のある金融機関の種類が多いのですが、口座別の入金照会用画面を作っていただき、過去の履歴も見やすくなりました。

第二営業部業務課課長　相坂和重氏