福井県民生活協同組合様

　福井県における大多数の世帯が利用する宅配サービスのほか、様々な事業を運営する生活協同組合において進められたDX。2022年からワークフローシステム「X-point（以下「エクスポイント」）」を導入した福井県民生活協同組合様の事例をご紹介します。

福井県民の生活を支える生協業務のDXを目指す

安全・安心にこだわった食品の配達や店舗での販売のほか、福祉・子育て・買い物支援など、様々な生活支援事業を展開する福井県民生活協同組合様。福井県における世帯加入率は約57％と全国でも有数の加入率の高さを誇ります。同組合では2022年、紙を使った業務や事務作業を電子化して業務効率化を図るワークフローシステム「エクスポイント」を導入しました。
　新システム導入の検討がスタートしたのは、2021年の初頭。管理部・茶谷佳秀氏は、その背景について次のように語ります。
「理由の一つとしては、社内でDXを推進していこうという気運が高まったこと。もう一つは、それまでに使用していたワークフローシステムのサポート期間終了が近づいていたこともあり、これを機に生産性を向上させる新システムに移行できればという思いがありました」

管理部
茶谷佳秀氏

担当者様のコメント

管理部門としては本来のお客様だけでなく、現場の職員も「お客様」であると考えています。今後もDX化を進めることで、どちらのお客様にとっても有益な生産性向上に努めてまいります。

紙ベースの稟議システムや申請書類が業務効率化のネックに

　以前のワークフローシステムを使用した業務運用について、管理部で経理部門を担当する坂下真宏氏は、「当時は経費の計上や稟議の回覧においてワークフローシステムを使用していたのですが、稟議に関しては実質的には紙ベースで運用されていました。また、業務に合わせてカスタマイズをしようとすると、かなり大きな費用が発生することもネックになっていました」と当時の状況を振り返りました。
　さらに茶谷氏は、「他にも現場からの申請書類、例えば宅配サービスを契約している組合員の方の住所や電話番号の変更申請なども全て紙ベースでしたので、処理にかかる手間と時間はかなりのものでした」
　こうした現場の課題などを取りまとめた上で、4つのワークフローシステムを候補に比較検討を開始。その中から当社が提案したエクスポイントが採用されました。採用を決定づけたポイントについては以下の点を挙げられました。
「操作性などの面で、それまで使っていたシステムに近かったこと。また、申請フォームの作成が簡単に行えることがポイントでした。あとはコスト面などを含めて、内部で議論して決定しました」（茶谷氏）

従来のフォーマットをデジタル化。申請・承認プロセスが大幅に短縮

2022年7月、エクスポイントの運用がスタート。現場では大きな手応えを感じているといいます。
「手書きで処理していたものがデジタル化されたことで、格段に業務のスピードが速くなりました。書類の誤字脱字が減り、見た目にも確認しやすいですね。おかげで、紙での申請のときに1～2日かかっていた処理プロセスが、デジタル化してからは最速で当日のうちに処理が完了するようになりました」（茶谷氏）
「申請書などが従来のフォーマットのままデジタル化できるので、現場で入力するスタッフも馴染みやすいと感じました。過去の契約書や伝票なども、デジタル化したことによりキーワード検索ですぐに調べることができます。会計監査などの際にも、提示を求められた帳票類をパソコン上ですぐにお見せできるので、大幅な時
間短縮につながっています。また、申請フォームの作成や承認ルートの設定作業なども内部のスタッフで対応できるため、外部委託する作業が減り、コスト抑制にもつながっています」（坂下氏）
　今回の三谷商事からの提案・導入サポートについては、「相談がしやすいですね。ツールの操作などでわからないことがあればすぐに勉強会を開催してくださるなど、導入後もとても親身になってお付き合いいただいています」（茶谷氏）との評価をいただきました。

DX人材の育成に加え、電子契約書の導入なども視野に

　今後の展望として坂下氏は、「エクスポイントは我々を含めた4名で運営・管理しているのですが、現場からの要望に応えられるリソースには限りがあります。このため、運営側・現場側ともに申請フォームを作成・管理できるスタッフを増やしていければと考えています」と構想を語りました。
　さらに茶谷氏は、「今回の導入で現場の申請書類はデジタル化することができました。ただ、これらのデータを大元のホスト側に取り込む際にまだ手動で入力している部分が残っています。現在、こうしたデータをRPAで自動入力できるような改修作業に取り組んでいます」としつつ、「また、DX化という観点でいうと電子契約書の導入も進めていければと考えています。さらには、約1600名の従業員が勤務する組織であることを踏まえますと、年末調整などの各種申請においてもデジタル化を実現できないか調査を進めているところです」と将来を見据えました。

お客さまよりひとこと

今回の導入では現場の要望や思いを知るという意味で、自分にとって大きな経験になりました。今後はこうした現場の要望にさらに応えることで生産性の向上につなげていきたいです。

管理部
坂下真宏氏