改正電子帳簿保存法の施行まで残り1年！楽楽精算導入で経費精算業務のDXを今からでも！

もう間もなく改正電子帳簿保存法の猶予期間が終了となり帳簿や書類の電子データの取り扱いのルールが変わります。それに応じて事業者では、早急な対応が求められているのが現状です。そこで今回は、「まだ何も対策をしていない」という方でも間に合う、楽楽精算導入について解説します。

改正電子帳簿保存法の猶予期間の終了まで1年

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、決算に関する書類や帳簿などを、紙媒体ではなく電子データとして保存が進められることとなりました。これにより、電子取引で授受した証憑書類等のデータを印刷して紙で保存する方法が認められなくなります。猶予期間である2023年12月以降から、これまで紙での管理をしていた企業は完全に電子での対応が対応を余儀なくされます。

猶予期間が終わるまで残り1年となり、まだ何の対応をしていない方はいよいよ何かしらの対策が必要です。電子帳簿保存法改正による対応策とどんなツールが活用できるかについては、「電子帳簿保存法改正で何が変わる？企業で必要な対応とおすすめのツール」を御覧ください。

改正電子帳簿保存法に対応できる楽楽精算

前述の記事でもいくつかおすすめのツールをご紹介していますが、今回は特に注目の楽楽精算と楽楽明細について詳しく解説します。

楽楽精算とは、あらゆる経費精算を一括して電子管理できる精算システムです。単に金額を管理するだけではなく、システム上で申請から承認、自動仕訳、会計ソフトとの連携まで完結します。申請者は連動するシステムを利用して自動計算で電車運賃を申請したり、過去の申請状況を簡単に確認できたりします。

承認者にとってはチェック・承認の作業が楽になる点が大きなメリットです。また、経理担当の方にとっては、申請された時点で仕訳が終わっていること、会計ソフトに合わせてCSV形式で出力できること、全銀協フォーマットで振り込みデータが出力できることなどが魅力です。

楽楽精算を導入することで、従業員100名規模の企業では、作業時間が約80％削減され、年間約300万円のコスト削減効果があるというデータも出ております。

また、楽楽精算は公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の電帳法スキャナ保存ソフト法的要件の認証を受けています。使い方も簡単で、領収書をスマホで撮影もしくは複合機でスキャンし、OCR機能で読み取ることで、自動的に楽楽精算に反映できます。紙での原本管理が不要になりデータでの保存でよいという改正電子帳簿保存法に則り、楽楽精算に保存された写真やデータがそのまま原本となるので、余計な手間がかかりません。

楽楽精算は楽楽明細との併用がおすすめ

楽楽精算と一緒に楽楽明細を利用することで、より大きな効果が期待できます。楽楽明細とは請求書や納品書、支払明細などを電子化するためのシステムです。帳票データを取り込むと、発行先にあわせてWebやメール、郵送などの方法で自動割り振り発行ができるので、封入作業などの手間をすべてカットできます。

改正電子帳簿保存法はもちろん、適格請求書発行事業者の登録番号追加などもでき、インボイス制度にも対応しています。紙代や印刷代、郵送代をすべて削減できますし、請求書発行時間が96％削減されるため、人的コストも節約できます。

操作画面は非常にシンプルで、これまでシステム導入をしていなかった企業にとっても使いやすいのもポイントです。テンプレートを複数作成できるので、これまで使っていたものに寄せることで、新しいシステムに抵抗感がある従業員もスムーズに移行することができるでしょう。API連携で、すでに使っているシステムと自動データ連携も可能なので、無理なく導入できます。

改正電子帳簿保存法に対応したEasy電帳

三谷商事では改正電子帳簿保存法に対応する企業のため、Easy電帳をご提供しています。Easy電帳の特徴は、なにより操作が非常に簡単なこと。授受した証憑書類をドロップし必須情報を入力するだけと、たった2つのステップで操作が完了します。インターネット環境さえあればすぐに低コストで利用可能です。

すべての電子データを取り扱え、Microsoft Edge、Google Chrome、FireFoxに対応。2023年2月にJIIMA認証を申請し、4月にはリリースの予定です。「システム導入が初めてで不安」という方には、知識と経験を積んだ担当者によるフォローアップも可能です。ぜひご検討ください。

改正電子帳簿保存法への対応を早急に行う

電子帳簿保存法は2年間の猶予期間が設けられたものの、もう間もなく対応が必須となります。現在アナログな方法で管理している方は、何らかのシステムを導入しデジタルな方法に切り替えが必要です。「直前になってトラブルがあり間に合わなくなった」ということにならないよう、ぜひ早い段階から準備を始めてください。

利用するツールは、楽楽精算、楽楽明細、そして低コストで管理が簡単なEasy電帳がおすすめです。これらのツールの導入に関してはもちろん、改正電子帳簿保存法の対応について広く相談したい方も、ぜひお問い合わせください。