電子帳簿保存法改正で何が変わる？企業で必要な対応とおすすめのツール

2022年1月、改正電子帳簿保存法が施行されました。これにより各企業では、様々な対応を迫られています。そこで今回は、法改正により何が変わったのが、具体的にどのような対応が求められているのかについて改正していきます。

1. 電子帳簿保存法の改正で変わったこと
2. 電子帳簿保存法の改正に対応できるシステム
3. 具体的な対策方法に対するポイントを動画で解説中！

電子帳簿保存法の改正で変わったこと

電子帳簿保存法は正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（平成10年法律第25号）」といい、各種税法において特例的にデジタルでのデータ保存を認めるために定められた法律です。1998年に施行され、社会情勢にあわせて何度かの改正を経てきました。そして2022年に行われた改正について、現在大きな注目が集まっています。

改正の具体的な内容について、3つのポイントにわけて解説していきます。1つ目のポイントは、「電子帳簿等保存に関する改正」です。これまでは国税関係帳簿を電磁的記録により保存するために、税務署長の承認をとらなくてはなりませんでしたが、これが不要となりました。特別な手続きなどせずとも、アナログからデジタルな管理に切り替えることができます。

また、電子帳簿の保存要件も変更されています。特に注目すべきが、検索要件です。電子記録を保存する際、下記の3つを満たさなくてはなりません。

1．取引年月日、取引金額、取引先により検索できること
2．日付又は金額の範囲指定により検索できること
3．二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
（引用：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」）

2つ目のポイントは、「スキャナ保存に関する改正事項」です。タイムスタンプ要件と検索要件が、下記の通り緩和されました。

⑴ タイムスタンプの付与期間が、記録事項の入力期間と同様、最長約２か月と概ね７営業日以内とされました。
⑵ 受領者等がスキャナで読み取る際の国税関係書類への自署が不要とされました。
⑶ 電磁的記録について訂正又は削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認することができるクラウド等（注１）において、入力期間内にその電磁的記録の保存を行ったことを確認することができるときは、タイムスタンプの付与に代えることができることとされました。
　（注１）訂正又は削除を行うことができないクラウド等も含まれます。
⑷ 検索要件の記録項目について、取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先に限定されるとともに、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合には、範囲指定及び項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要となりました。
（引用：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」）

3つ目のポイントは、「電子取引に関する改正事項」です。小規模事業者は、税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしていれば、検索要件のすべてを満たす必要がありません。

また、所轄税務署長が電子取引情報の電子保存が要件を満たしていないことにつきやむを得ない事情があると認め、出力画面の提出に応じる場合は、2年間の猶予が認められることになりました。つまり、2023年12月31日までの電子取引は電子データのプリントアウトで対応でき、2024年1月からは、請求書や領収書をPDFなどの電子データで受け取った場合、一定の要件を満たした上で電子的に保存しなければなりませんので、ご注意ください。

電子帳簿保存法の改正に対応できるシステム

上記で説明した通り、電子データでの保存に関しては2024年1月から対応必須となりました。2年間の猶予が設けられたことで、多くの企業で2024年に向けたデジタル化が進められています。また、2023年10月に施行されるインボイス制度への対応についても同時に考える企業が多いでしょう。そこで注目を集めているのが、改正電子帳簿保存法に対応した経理システムです。

例えば経費精算システムの「楽楽精算」は、改正法に則った検索機能があり、領収書をスマートフォンで撮影するだけで各種項目を自動でデータ化してくれます。原本の保存が不要でWeb上で内容を確認できるため、いつでもどこでも確認・承認することが可能です。

また、Sansan株式会社が提供するクラウド請求書受領サービスの「Bill One」も電子帳簿保存法に対応しています。あらゆる請求書をオンラインで受け取れ、電子保存要件に則った形で自動保存できます。従業員100名以下の企業向けに提供する無料プランもあるので、コストが気になる企業にもおすすめです。

こうしたシステムの導入は電子帳簿保存法に対応するだけでなく、企業におけるペーパレス化を実現するというメリットもあります。各種原本を保存しなくてよくなるため管理コストが削減され、経理業務の負担を減少します。