オンラインストレージ「Box」はどこが優れている?メリットとおすすめの活用法

オンラインストレージ「Box」はどこが優れている?メリットとおすすめの活用法

最近、オンプレミスのファイルサーバーのリプレイスとして、Boxを導入する企業が増えています。そこで今回はBoxに焦点をあて、どのような特徴があるのか、どういった活用法がおすすめなのかを詳しく解説します。もっと詳しいことを知りたい方は、ぜひ当社のなんでも相談会をご利用ください。

オンラインストレージ「Box」とは?

インターネット上に様々なデータを保管できる、オンラインストレージ。テレワークの拡大とともに、業務に必要な資料などを社内のサーバーではなく社外のクラウド環境に置いておく企業が増えていますが、なかでもよく導入されているサービスが、Boxです。

Boxは2005年アメリカでリリースされて以来、世界10万社以上で利用されています。特徴は非常にシンプルに使える点で、アカウントの作成からファイルのアップロード・ダウンロード、共有、更新などを直感的に操作できます。

最大のメリットは、保存容量が無制限であることです。Business、Business Plus、Enterprise、Enterprise Plusのプランでは、容量を気にせずに利用できます。クラウドストレージでは制限に達したら「追加料金を支払って容量を増やす」「不要なファイルを探し出して一つずつ削除する」といった作業が必要になることが一般的ですが、それらが不要になります。

また、セキュリティの高さもメリットの一つ。最大7段階までアクセス権限を編集することで、誰がどのファイルにアクセスできるかを細かく設定できます。すべてのファイルはAES256ビット暗号化がされているため、外部の脅威に関しても安心です。

オンプレミスファイルサーバーとオンラインストレージ「Box」の違い

オンプレミスファイルサーバーは自社に合わせてフレキシブルにカスタマイズできたり、緊急時には担当者が捕まればすぐに対応できたりといった点がメリットです。一方、多額の初期投資が必要になったり、オフィスに物理的なスペースが必要になったりとコストがかかります。

「クラウドセキュリティのリスクを考えると、オンプレミスの方がよい」と考えている情報システム担当者の方も多いのですが、セキュリティシステム作りも自社で行わなくてはならないこと、最近ではオンラインストレージのセキュリティが最高レベルであることを考えると、この点でもオンラインストレージの方に軍配が上がります。

また、企業のオンラインストレージであるBoxの活用事例を見てみると、Microsoft 365と併用しているケースも多いです。Microsoft 365は様々な業務を効率化する便利なツールですが、単体で利用すると他システムも含めた複数サービス環境でのセキュリティ・ガバナンス・生産性に問題あります。そこにBoxを組み合わせることで、セキュリティをはじめとするBoxの高度なコンテンツ管理機能をあらゆるサービスから利用可能です。また、TeamsやSharePoint Onlineなど多様なコミュニケーションツールやアプリケーションを利用しながらも、コンテンツは一箇所で管理することができます。

具体的な組み合わせ方は企業によって様々ですが、コミュニケーションはMicrosoft 365で行い、コンテンツはBoxで管理するという方法が一般的です。ポイントは、どちらかを単体で利用するのではなく、2つを組み合わせることです。

例えば、ある企業では「Microsoft 365でもBoxと同等のことができる」と考えMicrosoft 365のみの利用を始めました。これによりコンテンツの置き場所が複数にわたり、使い分けのルールが上手く機能せず、人によってばらばらの使い方になってしまいました。日々の業務に必要なコンテンツにはアクセスできるものの、全体像がつかめないため「有効な過去資料を探して再利用しよう」といった行動が減少。結果的に、ユーザーの生産性だけでなくコンテンツ利活用のレベルまでも低下する結果となってしまいました。

ここにBoxを組み合わせることで、コンテンツを利用したい時はまずBoxにアクセスすれば、すべてそこにあるというわかりやすい環境に変化しました。頻繁に使うものや特に重要なものについてはBoxのお気に入り/コレクションに登録することで、効率的に活用できます。

また、Microsoft 365の監査ログが90日もしくは365日であるのに対し、Boxは管理者でも無効化できない7年分の監査ログを残せます。さらに、Microsoft 365は大規模な全社ファイルサーバーの移行事例がほとんどない一方、Boxは数百TBのデータを移行してファイルサーバーをほぼ撤廃した事例が多数です。このように、Microsoft 365とBoxの組み合わせはあらゆる面からおすすめの活用法だといえます。

自社に最適なオンラインストレージの活用を

Boxは非常に優秀なオンラインストレージではありますが、最近は他にも多数のサービスがあります。例えばオンラインストレージの先駆者的存在であるDropboxは世界で6億人以上のユーザーに利用されており、Google Workspaceに含まれるGoogle Driveはコストパフォーマンスが非常に高いです。

いったいどのオンラインストレージが自社に適しているのか、その判断は簡単ではありません。「どれを使えばいいのかわからない」「そもそもオンラインストレージについてもっと詳しく知りたい」という方は、ぜひ当社のなんでも相談会をご利用ください。みなさまの事業や業務内容、抱えている課題、実現したいことなどから、どのサービスが適しているかをご提案いたします。オンラインにて無料で開催していますので、ぜひお気軽にご利用ください。

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