双方向・リアルタイムな資料共有で会議が劇的に変わる

コロナ禍をきっかけとして「会議はオンラインで行う」という仕事のスタイルが定着しました。移動時間の短縮などによる生産性の向上やコスト削減効果を実感し、オンライン会議が欠かせなくなった方も多いのではないでしょうか。一方で、会議資料の配布・共有が煩雑であったり、画面共有では資料が見づらい人がいたり、ブレインストーミングのように出席者全員がアイデアを出し合いながら議論をまとめていくのが難しい、といったオンライン会議ならではの悩みも多いようです。 そんな会議の問題を解決し、会議を活性化させるのが、ペーパーレス会議アプリ「MetaMoJi Share」です。今回はMetaMoJi Shareの特徴や導入事例について解説します。

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オンライン会議、こんな経験はありませんか？

オンライン会議やテレワーク中の打合せでこんな経験はないですか？
　１．資料のどこを指しているのかわからない
　２．資料の文字や画像が小さく細かな部分が見えづらい
　３．資料にメモが書き込めない、共有できない
　４．相手の反応がつかめない／質問しづらい
　５．参加者が複数人になると会議を進行しづらい

オンライン会議では移動時間が短縮され、会議を開催しやすくなっても、このような問題のために肝心の会議で意見交換や検討が進まないのであれば本末転倒です。中には、このような問題が改善しないためにコロナ禍後は対面会議に戻す判断をした会社もあるようです。
しかし、この問題はオンライン会議だから発生したのでしょうか。対面でもオンラインでも、活発に意見が出る、生産性の高い議論をするためには、何より「リアルタイム・双方向のコミュニケーション」を円滑にできることが重要です。会議の場の雰囲気やファシリテーションの仕方も影響しますが、実は、問題の多くは資料の共有の仕方を変えることで解決します。

画面共有の限界

参加者全員を同じページに集中させるために、発表者は画面共有や画面投影をして注目をさせるわけですが、発表者の画面を一方的に表示しているので、参加者は
　・小さくて見づらい
　・前のページをもう一度見たいが見えない
といったフラストレーションを抱えることになります。
また、図面などを見ながら検討を行う場合、対面であれば机上に広げた図面で「ここが…」と指をさすだけで通じますが、画面共有で表示された図面では発表者以外が指差すことができないため、もどかしい思いをすることもよくあります。
これらは、画面共有での情報共有が「一方通行」であることに起因しています。一方通行の情報共有では、参加者が意見を言うタイミングを逸してしまい、情報の確認に終止して議論が進まなくなりがちです。

リアルタイム・双方向コミュニケーション

この「一方通行」の情報共有の問題点を解決し「リアルタイム・双方向コミュニケーション」を実現するのが、MetaMoJi Shareです。オンライン会議であっても対面と同じ感覚で情報共有ができ、１つの資料に複数の人が同時にメモを書き込むことで議論が「見える化」されます。会議に参加する人の姿勢が「発表者とそれを聞く側」から「誰もが発表者であり気づきをすぐに共有する」というかたちに変わるため、会議が劇的に活性化されます。
これはオンラインのみならず対面での会議でも効果を発揮します。環境への配慮や会議運営の効率化のためにペーパーレス会議を行う場合でも、参加者に紙資料と同じ使い勝手を提供しながら紙資料よりも議論やコラボレーションが進む会議を実現します。

■MetaMoJi Shareの導入事例はこちら
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MetaMoJi Shareの主な特長

会議運営の効率化をサポート

・WordやExcel、PowerPointなど、様々な形式の会議資料を簡単に変換、配布
・参加者は会議日時順に一覧表示される会議資料を開くだけ。迷わず参加
　　→運営者側もメール送付や「これです」と再指定する必要なし
・メモ、写真、音声、動画、すべてを一つに残せ、会議メモがそのまま議事録に
　　→会議資料や議事録の再利用が高まり、次のアクションを促す

参加者の「伝えたい」を叶える

・資料に直接メモ書きした内容を参加者にリアルタイム共有
　　→議論が「見える化」され、会議の生産性が向上
・「発表者」を切り替えながら「レーザーポインタ」で”ココ”を指す
　　→参加者全員が伝えたいことを確実に伝える
・会議中でも修正や追加資料を差し込む
　　→より深い議論や資料に基づく判断

会議だけでなく、プレゼンテーションやブレインストーミングを円滑に進める機能も搭載しています。無料体験版でどのように会議が変わるかを実感してください。

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