社内規程を一元管理！社内規程ＤＸ化ツールのKiteRa Bizがもたらす効果とは？

社内規程とは働く人の権利を守り、働く人の守るべきルールを明らかにするものです。これには従業員の労働基準、労働条件、福利厚生、業務手続き、倫理基準、情報セキュリティ方針など、組織の運営に関するさまざまな内容が含まれます。今回は、社内規程の重要性と組織の規程担当者が抱える課題、課題解決に役立つクラウドツール『KiteRa Biz』がもたらす効果について解説します。

１．社内規程の種類

社内規程の目的は、組織内の秩序を保ち、業務を円滑に進めるための共通ルールを明確にすることです。社内規程は一般的に下の図のように区分されます。

これらは従業員が日常の業務を進める上でのガイドラインとなり、組織全体の統一的な行動や意思決定を支える重要な要素です。

２．社内規程の重要性

社内規程は企業や組織の円滑な運営と法的なリスク管理のために非常に重要です。
社内規程が正しく整備・運用されていないことで、さまざまな経営リスクに晒される可能性があります。

労使間紛争

残業や退職、解雇などをめぐる労使間の訴訟問題は、企業経営において重大なリスクを引き起こします。令和2年の労働基準法89条違反　件数は9,088件※に達しています。※厚生労働省「労働基準監督年報」

上場の延期・廃止

IPO審査で内部管理体制の未整備を指摘されると上場の承認が遅れる、あるいは拒否されるリスクがあります。上場企業は証券取引所から特別注意銘柄として公表されると上場廃止や、企業の評判やブランドイメージの低下、企業経営に悪影響を及ぼすことも考えられます。

事業機会の損失

認証取得審査や新規取引を行う際など外部関係者に規程の不備を認識され、失注や取引停止など事業機会の損失につながる可能性があります。

これらの要素から、社内規程は企業の持続的な成長とリスク管理に不可欠な役割を果たしています。

３．組織の規程担当者が抱える課題

社内規程に関わる業務において、以下の課題が発生しています。
・表記の統一、修正に時間がかかる
・条番号の変更時、その条番号を引用している場合は他の規程を探して修正する必要があり見落としのリスクがある
・取締役会の決議を行うための事前準備に新旧対照表作成等の工数が発生している
・規程保存フォルダや全社員閲覧用フォルダにファイルを分け、保存する作業が発生している
・規程改訂の全社案内後、従業員が確認しているか把握できていない

いずれも業務に工数がかかり、組織や社会状況を鑑みた最適な規程を保つことが難しい状況から組織全体への影響が懸念されます。

４．規程管理０時間、新旧対照表２秒を実現する『KiteRa Biz』の特徴

KiteRa Bizは、就業規則や社内規程の管理業務の効率化と企業ガバナンスの向上を支援する「規程DXサービス」です。社内規程の新規作成から改訂、管理、電子申請、従業員周知までを一気通貫でサポートします。

設問に回答するだけで規程を作成できる機能や規程編集に特化したエディタで規程業務を圧倒的に効率化し、新旧対照表・履歴管理も自動化できます。KiteRa Bizならメールアドレスを持たないユーザーでも就業規則を閲覧できます。現場作業の人員やスポットワーカーにもタイムリーに規則を周知することが可能です。適切な社内ルールの整備・運用を強化し、企業のガバナンスやリスクマネジメントの向上を実現できます。

５．KiteRa Bizの導入事例

<KiteRa Biz導入により業務の工数が大幅に削減！従業員がいつでも最新の規程を確認できる状態になり、従業員の規程閲覧環境も改善。>

株式会社A（従業員規模101〜500人、小売業）

【課題】
法改正に伴う改訂で、規程を跨る条文の変更や修正に見落としがないか、法改正情報に間違いがないか等担当者が作成し部署の複数人でチェックしていました。変更後の新旧対照表の作成にも時間がかかっていました。
従業員への周知は、社内イントラに規程はアップしているものの、最新の規程にたどり着くのに時間がかかっているのか従業員からよく問い合わせがあり、対応に時間がかかっていたため規程の周知方法の変更を検討していました。

【導入の効果】
規程の編集時にも条番号がずれることがなく、編集がスムーズになりました。また、規程を跨いだ条文も紐付けができ、紐付けているものは連動するため見落とすリスクが0になりました。法改正に関しては最新の情報が配信されるだけではなく、労務の専門家である社労士が作成した規程例も活用できるので改訂に伴う工数を大幅に削減できました。新旧対照表も一瞬で作成でき、これまでかけてきた時間は何だったのだろうと驚いたのを覚えています。社会情勢に合わせた100種類以上の雛形を設問に回答するだけで組織に合わせたものにできる機能も非常に助かっています。周知は従業員がスマホでも確認できる状態になり、問い合わせも減りました。KiteRa Bizのない業務にはもう戻れません。