Teamsの意外と知られていない機能って？～Teams限定プランでテレワークを実現しよう～

リモートワークの普及とともに、世界的にユーザー数を増やしたTeams。2020年にはMicrosoftから、Teamsを新たに導入したい企業にうってつけのプランが提供されました。今回は、Teamsにどういった機能があるのか、どのように活用できるかについて解説します。

Teams の特徴と機能

Microsoftが提供するTeamsは、単なるビデオ会議ツールとして認識されていることが多いですが、実際には幅広い機能があります。チャットや音声通話、資料共有など、世界中のあらゆるビジネスシーンで活用されており、ユーザー数は3億人を超えました。三谷商事が開催している「なんでも相談会」というオンライン相談会でも、Teamsが話題に上ることが増えています。

ここまで広く使われている大きな要因の一つは、Officeアプリケーションと連携できることです。WordやExcel、PowerPointをTeamsにアップすると、メンバーはわざわざローカルなどにダウンロードすることなく、Teams上で共同編集することができます。また、Officeのデスクトップアプリケーションと連携することも可能です。

これにより、1つの資料をチームでチェックする時など、それぞれがオンラインで手軽にチェックし、複数人が1つのファイルに対して同時に編集を加えることができます。また、OfficeだけでなくSlackやZoom、Trello、Dropboxなど、300以上のツールと連携できます。

さらに、セキュリティ対策に優れている点も特徴的です。多要素認証はもちろん、チャットや会議の利用機能が制限でき、外部共有の制限監査ログ、チャットの検索・保持もできます。Azure AD Premiumの条件付きアクセスを組み合わせることで、メンバーやIP、デバイスなどを指定してアクセスを許可することも可能です。

Teamsの意外な機能

Teamsはビデオ会議やチャットが頻繁に使われていますが、他にも多様な機能があります。今回は、あまり知られていない優秀な機能を2つご紹介します。1つ目は、ホワイトボード機能です。これはミーティング中に、実際のホワイトボードのように、白いボードに図や表、文字などを書いて共有できます。

オンライン会議ではちょっとした情報を伝えるにも口頭で説明しなくてはいけなかったり、わざわざ資料を作成しなくてはいけなかったりと手間がかかっていましたが、ホワイトボード機能を使うことで簡単にわかりやすく話しを進められます。

一度書いたものを移動させたり、色をつけたり、ミーティングが終わった後にホワイトボードをコピーして参加者に共有したりと、非常に便利です。ホワイトボードを使うには、会議画面で画面右上から「コンテンツを共有」を選び、下にメニューが出てきたら右端にある「Microsoft Whiteboard」を選んでください。

2つ目は、ライブイベント機能です。これはウェビナーを開催するための拡張機能で、最大1万人に対して配信をすることができます。Teamsの既存の機能では最大300人まで参加できるため、大人数向けの配信を行うときに便利でしょう。

数十秒の遅延があることは難点ですが、Q&A機能を利用すれば参加者とリアルタイムでインタラクティブなやり取りもができます。ライブイベントはTeamsを使用する方法だけでなく、外付けハードウェアやソフトウェアエンコーダーを使用して始めることもできます。

ライブイベントを開くには、Teamsの「カレンダー」から「新しい会議」の「ライブイベント」を選びます。次にライブのタイトルや日時、招待するユーザーなどを選びます。出席者を制限しないウェビナーでは「パブリック」を、制限する場合は「ユーザーとグループ」か「組織全体」を選んでください。ウェビナーの参加者には、あらかじめURLを送っておきましょう。

ライブイベント機能を使うには、主催者と発表者はOffice 365 E1（957円）、Office 365 E3（2,387円）、Office 365 E5（4,191円）、Microsoft 365 E3（3,828円）、Microsoft 365 E5（6,820円）のいずれかのライセンスが必要です。尚、参加者は特に必要なライセンスはありません。

Teams専用のお手軽プランとは

Teamsの利用者が増えていることを背景に、2020年8月、日本限定でTeams単体のRemote Work Starterプランが提供されました。1ユーザー当たり月額399円と手ごろで、リモートワークに必要な以下の機能を使うことができます。

・チャット／音声通話／ビデオ通話
・Teamsチャットでのファイル共有
・会議のスケジュール設定
・最大300ユーザーでのビデオ会議
・Officeドキュメント共同編集
・Teams内のデータ暗号化
・簡易的なメール
・webフォーム作成
・ビデオ会議のレコーディングデータの保存

これからTeamsを使ってみたい方にとっては、お試しとしても使い勝手のよいプランです。一方、先述のライブイベントやOutlookによるMAPI接続、海外での利用などは制限されています。

2021年12月には、Teamsの中小企業向けスタンドアロンプラン「Microsoft Teams Essentials」がリリースされました。こちらは1ユーザーあたり月額430円で、「Microsoft 365 Business Basic」のOfficeアプリ以外の機能を使えるプランです。

Teamsは個人向けに無料プランを提供していますが、それに比べて無制限のグループ会議を30時間までできるようになりました。また、会議の参加人数は300人までとなり、ユーザー1人当たり10GBのクラウドストレージが使えます。電話やWebでのサポートを受けることも可能です。

こういったプランが続々と出ている背景には、Teamsに興味はあるものの、Microsoftの導入に踏み切れない企業が多いことがあるでしょう。

Microsoftに入替を検討しよう

Remote Work Starterプランは、初めてTeamsを使う企業にとっておすすめのプランです。しかしせっかく既存のツールから切り替えるのであれば、Microsoft 365の導入がおすすめです。

Teamsだけでなく、WordやExcel、PowerPointなど各種Officeアプリできます。また、OneDriveを利用することでいつでもどこでもファイルにアクセスできたり、SharePointを使ってワークフローを作ったりと、様々な形で業務効率化が図れます。

三谷商事ではMicrosoftのプラン契約を検討している方に向け、プランの選定や導入フローのご提案など、トータルサポートしています。また、オンラインで開催している「なんでも相談会」では、社内システムやツールについてどんなことでもお伺いしていますので、Microsoftのプランはもちろんリモートワークの環境整備や業務効率化など、幅広くご相談ください。