郵便法改正で何が変わる？請求書の電子化が求められる理由とは？

郵便法の改正は、業界を問わず多くの企業で大きな意味を持っています。改正されたことにより何が変わったのか、どんなことが求められているのか、今回は「請求書の電子化」をキーワードに解説していきます。

郵便法の改正とは？

2021年10月、郵便法が改正されました。郵便法とは「郵便の役務をなるべく安い料金で、あまねく、公平に提供することによって、公共の福祉を増進する」（引用元：郵便法）ことを目的として制定された法律です。1947年に制定されたこの法律の改正が、今、大きな注目を集めています。

今回の改正により、私たちが普段利用している郵便サービスが大きく変更されます。変更点は大きく4つあります。

1つ目は、土曜日の配達中止です。普通扱いの郵便物とゆうメールは、平日のみの配達となります。

2つ目は、配達日数の繰り下げです。普通扱いの郵便物とゆうメールは、相手先に到着するまでの日数が今までより1日遅くなります。

3つ目は、料金変更です。速達郵便の料金が1割程度引き下げられます。

4つ目は郵便区内特別郵便物の差し出し条件の変更です。配達日指定郵便の料金区分が変更されます。

今回の改正は、企業における請求書の処理に大きな負担を与えます。多くの企業で月末に請求を締めていますが、その処理に必要な請求書が今まで通り到着しなくなる可能性が高いからです。

例えばこれまでは木曜日に請求書を送れば、翌日の金曜日に届いていました。しかし改正後は1日繰り下げられるため土曜日配達の扱いとなり、土曜日には配達が中止されるため実際には月曜日まで待たなくてはなりません。

これではその月の経理を今まで通り締められず、業務がどんどん後ろ倒しとなり負担が増大し、人件費もかかります。企業によっては請求書を郵送したあと、即日確認できるようにメールなどでの送付も求められる可能性があるでしょう。

求められる請求書の電子化

経理業務の負担増大が予想されるなか、多くの企業で請求書の電子化が検討されています。電子化する最大のメリットは、スピーディな対応ができることです。郵送では請求書を送るのに2日以上かかるところ、電子化すればたった数秒で相手先に届けることができます。

また、請求書を発行する企業の業務負担を軽減します。これまでは請求書を作成したら、印刷し、封入し、宛名を書き、切手を貼り、郵便局かポストまで行き投函しなければなりませんでした。しかし電子化すれば、作成した請求書のデータをそのまま送ることができます。

経費削減も大きなメリットです。印刷代や切手代、封筒代がカットできるだけでなく、作業が効率化することにより人件費の削減にもつながります。

なお、電子取引をする場合は以下の要件を守る必要があるので、これから電子化を検討している方は注意してください。

・電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け
　※自社開発のプログラムを使用する場合に限る
・見読可能装置の備付け等（ディスプレイやプリンタ等の備付け）
・検索機能の確保
・次のいずれかの措置
　1. タイムスタンプが付された後の授受（発行側のタイムスタンプの付与）
　2. 授受後遅滞なくタイムスタンプを付す（受取側のタイムスタンプの付与）
　3. データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用
　4. 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
（参考：国税庁「電帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」問9）

クラウド電子請求書の導入がおすすめ

請求書の電子化のため、多くの企業でクラウド電子請求システムが導入されています。クラウド型であればリモートワークを進めている企業でも、従業員が自宅から請求業務を行うことができますし、社内での情報共有も簡単です。システムによって機能や使い方、使用料は異なりますが、いくつかをピックアップしてご紹介します。

奉行Edge 請求管理電子化クラウド

「奉行Edge 請求管理電子化クラウド」は、OBCが提供するシステムです。導入企業では作業時間を約192時間、発送コストを76万円削減したという実績があります。

日時を指定して請求書データを取引先に自動送付できる機能があり、毎月の作業が楽になります。電子帳簿保存法で必要となるタイムスタンプにも対応しているので、紙での保存も不要です。

「奉行Edge 請求管理電子クラウド」の詳細はこちら

楽楽明細

「楽楽明細」は請求書、納品書、支払明細・領収書などの帳票だけでなく、チラシやお知らせなどの発送も一括して対応できる便利なシステムです。また、現在利用している販売管理システムから、データを出力して連携することも可能です。

操作画面がわかりやすく、アナログな処理に慣れている方でもスムーズな移行ができます。専任のスタッフがついてくれ、導入や運用に関してしっかりサポートしてもらえる点も魅力です。

「楽楽明細」の詳細はこちら

BtoBプラットフォーム請求書

「BtoBプラットフォーム請求書」は、全国60万社、東証一部上場企業の90％で利用されているシステムです。請求書発行にかかるコストが約67％、作業時間が約90％削減でき、督促も簡単にできるため入金漏れ・連絡漏れを回避します。

管理画面で進捗状況が一目でわかり、どこで滞っているのか、誰の処理が必要かなどを把握してスムーズに請求業務を進められます。

「BtoBプラットフォーム請求書」の詳細はこちら

マネーフォワード クラウド請求書

「マネーフォワード」は見積書、納品書、請求書、領収書まで一連の流れを管理できる便利なシステムです。作成した請求書はワンクリックでメールできるので、手間を最小化できます。請求書の状態が、下書き、送付済み、受領済み、入金済みのいずれか一目でわかるようになっているので、請求漏れも防ぎます。

「マネーフォワード クラウド会計」と連携できるため、こちらを導入している企業には特におすすめです。請求書情報を登録するだけで仕訳計上が完了するため、転記ミスも起きません。

「マネーフォワード クラウド請求書」の詳細はこちら

他にも多くの企業から請求書システムがあり、どれが自社に合っているか悩んでしまう方も多いかと思います。そんなときは、ぜひ三谷商事にご相談ください。数々のツールを熟知した私たちが、貴社の状況や課題をヒアリングし、適切なシステムをご提案します。