今需要が増えているGoogle Workspaceって？～Chromebookとの併用でテレワークの効率化を実現～

新型コロナウイルス感染症拡大により、多くの企業でリモートワークが始まりましたが「どんなツールを使えばより適切な環境を作ることができるのか」と悩んでいる情報システム担当の方は少なくありません。そこで今回は、社内業務の効率化に役立つGoogle WorkspaceとChromebookとの併用について解説します。

主要2大グループウェアソリューションMicrosoft 365 とGoogle Workspaceとは？

近年企業のリモートワーク導入が進み、クラウドサービスの利用者が増えています。2020年に総務省が発表した「企業におけるクラウドサービスの利用動向」によると、クラウドサービスを一部でも利用している企業の割合は64.7％となっており、前年と比較すると6.0ポイント上昇する結果となりました。

こうした中で特に多くのユーザーを集めているのが、Microsoft 365 とGoogle Workspaceです。いずれも複数の企業で導入実績がありますが、今、この2つを併用している企業がどちらかのみに移行しようと検討しているケースが多々あります。

両者を比較すると、まずMicrosoft 365は、WordやExcel、PowerPointなどのツールを使うことができます。これらはビジネスシーンで頻繁に使われており、これらのファイルを社内で共有したり、取引先とやり取りしたりすることもあるでしょう。また、プランによってはOutlook、Teams、SharePointも包括されており、2022年時点で約4割の企業で導入されています。

また、新しく生まれた「リモートワーク スターター プラン」では、現在使っているオンプレミス版 Office やメール環境をそのまま継続して、Web会議などリモートワークに対応したツールのみ利用することができます。

次にGoogle Workspaceは、もともとG Suiteという名称のサービスでした。基本的な機能や使い方やMicrosoft365と似ており、提供元がMicrosoftではなくGoogleになったようなイメージです。

各機能はクラウド上での利用を想定して作られているため、オンライン環境での作業に強みがあります。

Google Workspaceの普及に伴う働き方の変化

Microsoft 365とGoogle Workspaceはそれぞれ特徴があり、どちらも人気のグループウェアです。しかしリモートワークでは基本的にあらゆる業務がクラウド上で行われるため、そういった環境があらかじめ想定されているGoogle Workspaceが、より普及しています。

Wordなどの各種ツールについても、Google ドキュメントやGoogle スプレッドシート、Google スライドで代用でき、互換性もあるため、Microsoft 365からGoogle Workspaceに移行しても問題ありません。

さらに、各種ファイルはリアルタイムで変更が反映されるため、リモートワークで必須となる共同編集に向いています。更新内容もクラウド上に保存されるため、常に最新のファイルにアクセス可能です。こうしたメリットはビジネスシーンだけでなく、教育現場でも重宝されています。

三谷商事では学校への導入実績があり、例えばある専門学校様にGoogle Workspaceの導入をサポートしました。単なるシステム導入だけでなく、学校現場においては教員間で大きなITスキルの差があることが多いため、実際に授業や教務で活用できるよう、運用トレーニングも行いました。他にも複数の学校において導入した実績がありますので、詳細をご覧になりたい方はこちらをご確認ください。

Google Workspaceとの相性抜群！Chromebook端末って？

Google Work Spaceの普及が高まるに連れ、同じくGoogleが提供するChromebookの活用が広まっています。

Chromebookの特徴は3つあり、1つ目は安価なことです。HDDやSSDを省き、アプリもインストールせずに使う「シンクライアント端末」のため、フルスペックの端末に比べると低価格で購入することができます。

2つ目は、高いセキュリティレベルを保てることです。Chromebookで扱ったデータはクラウドに保存されるため、ローカルにデータを置くことがありません。つまり、もし端末の紛失や盗難があったとしても、そこから情報がもれるリスクを抑えられます。

3つ目は、CEU（Chrome Enterprise Upgrade）によって簡単に管理できることです。リモートワークを行う従業員が使うすべてのChromebookを、一元的に管理することができます。

ChromebookはWindows製品と比べると、コスト面で優位性があり、各種設定やソフトウェアのインストールなどキッティングが非常に簡単である点も勝っています。また、Googleが提供するChrome OSが入っているため、Google Workspaceとの相性も非常によいです。

実際に、Google Meetの使い勝手に良さや、管理のシンプルさに管理ができることから、ある企業ではシンクライアント端末としてChromebookを700台導入した事例もあります。三谷商事でも企業や学校へのChromebookの導入を積極的にサポートしており、ある高校様では、2学年の生徒全員に配布するため、合計400台の導入をした実績があります。その他の事例に関しては、こちらをご覧ください。

また、Chromebookはゲストセッションモードにすれば、一つの端末も複数人で利用できるため、Google Workspaceを導入するか否かに関わらず有用性が高いと言えます。テレワークを実施している企業は、 VDI クライアントデバイスとして Chromebook を使用することが可能です。

Chromebook専用の管理コンソール：CEUとは

前述の通り、ChromebookはCEUにより非常にシンプルな管理を実現します。Chromebookを簡単に一元管理し、Chromebookの資産管理、紛失、盗難対策、ポリシーの適用、セキュリティの強化が可能です。

また、デバイスを手動登録することなく、電源を入れてインターネットに接続するだけで、事前に指定したパートナーがドメインに自動登録する指示を出す「ゼロタッチ登録」機能も特徴の一つです。情報システム担当者はキッティング作業をする必要がなくなり、一度に数百台のChromebookを導入する場合でもスムーズに活用を始められます。

さらに、端末が故障した際は、その端末を持つユーザに、代わりのChromebookを直送してもらうこともできます。専用のライセンスを購入するだけでこのように簡単に管理できるため、他の端末に比べてChromebookは非常におすすめです。

三谷商事ではGoogle Workspaceと相性の良いChromebookを導入する企業の方に向けて、セミナーを行っています。過去にはデル・テクノロジーズやシネックスジャパンの方をゲストに迎え、エンタープライズにおけるChromebookとGoogle Workspaceの活用方法などについて解説しました。今後も、両者の活用や導入に役立つ情報をご提供するセミナーを随時開催していく予定です。

さらに当社では、お問い合わせをいただいたお客様を対象に「なんでも相談会」を開催します。ここではChromebookやGoogle Workspaceはもちろん、企業のリモートワーク体制の整え方、必要なツールの選定、運用体制確立のサポートなど、幅広くお答えします。企業や学校でのChromebookとGoogle Workspaceの活用方法について疑問をお持ちの方は、ぜひご相談ください。