Boxとは？今さら聞けない基本知識と導入メリットを解説！

1.Boxとは？

Box＝ファイルストレージという印象ありませんか？

もちろんコンテンツを格納しておく、ファイルストレージの機能を持ち合わせていますが、実はそれだけではありません。

Box は「単なるクラウドストレージ」ではなく
「セキュリティとコンプライアンス」を重視
＋
従業員・お客様・外部委託先の
「働き方を変革・生産性を向上」させていくサービス

Box社が設立された当初からBtoBに特化。企業向けの“コンテンツ管理プラットフォーム”です。

そのため、企業の課題であるセキュリティやコンプライアンス・ガバナンス管理の機能を特に重視しています。

2.Boxで解決できること

昨今、お客様からご相談を受けるコンテンツ管理に関する課題を記載しています。

ここに記載があるすべてをBox導入によって解決することができます。

また、これらはほんの一例であり、その他にもBox導入によって解決できる課題は多くあります。

このような課題ないですか？これが解消されたら効率化ＵＰしませんか？

具体的な課題の一例

多くの機能を有するBoxによって、企業内の様々なユースケースに対応する事が可能です

①：個人用ワークスペースとしての利用。容量無制限でセキュアな環境を提供することで、USBやシャドーITの利用を削減できます

②：社外秘文書等を機密レベルに応じた、ガバナンスを効かせて管理できる文書管理の基盤としてもご利用いただけます。

③：もちろんファイルサーバとしての利用も可能です。容量無制限なので容量不足やセキュリティの問題で悩むことはなくなります。

④：部門を超えて、関連会社や海外拠点とも共同作業できるワークスペースを迅速に提供可能です。

⑤：コラボレーション環境をネットワークが異なる社外のステークホルダーにも連携することができます。

⑥：マルウェア被害の原因となるメールによる添付ファイルの送受信も、Boxの共有リンクと呼ばれる機能に置き換える事が可能です。これによって脱PPAPを実現できます。

⑦：普段業務で利用しているSaaSなどとも連携することができます。APIがあれば、スクラッチで作成したツールとも連携させることも可能です。

3.Box導入 Before/After

容量無制限で社外からも使えるサービスであることご説明したとおりですが、実際にBoxでファイルなどを集約・一元管理するとなにが変わるのでしょうか？

具体的に「資料などのファイルを編集・作成して　顧客へ共有する」　一連の流れをご紹介します。

Box導入前

現状の作業はこんな感じ、

１．ファイルサーバからファイルをローカルへダウンロード　→　課題A：重要書類の複製

２．ローカル上で手順１で取得したファイルを編集

３．資料をZipファイル化、およびパスワードの設定　→　課題B：PPAP、シャドーITの利用

４．顧客へパスワード付き添付メールで連携　→　課題C：連携後のファイルが独り歩きしてしまう、その後の足取りが追えない

Box導入後

Box導入で次のように一連の流れが変わります。

１．Box上に格納されたファイルを編集（Office連携が必須となります）

２．ファイルを格納したフォルダへ顧客を招待する

※招待時に閲覧のみの権限を付与することで、ファイルが一人歩きすることを防げます。
※また、B社を自社のBoxへ招待している時点で、Boxから招待通知が送られているのでメールによる通知の必要はございません。

導入前に上がっていた課題はすべて解決！

　課題A.→Box上での編集でファイルの複製を防ぐ

　課題B.→共有リンクでPPAP、シャドー対策

　課題C.→ダウンロードのNG設定で情報の流出対策

導入前後を比べてみると、Box導入後はアプリの切り替え不要！手数も縮小！

導入前に上がっていた課題が解決できたことと共に実は作業の手数も減っています。さらにアプリの切り替えも行うことなくすべてBox上で完結することができます！

Boxへファイルを一元管理することで作業にかかっていた時間が短縮され、導入前に上げていた課題も解決されました。

まとめ

今回ご紹介した課題はほんの一例にしかすぎず、これ以外にも、ガバナンスの課題解決やデジタルワークプレイスにおける課題解決など、まだまだBoxで解決できることが多くございます。

本日ご紹介できなかったキーワードにまつわる課題に対しても、Boxであればまとめて課題解決に繋がるかもしれません。

ぜひ「こういった課題もBoxで解決できる？」という疑問がございましたら、ぜひ一度当社までご相談いただければと思います。

Boxを導入して、業務効率をUPさせましょう！