明星大学様 iPad導入事例

明星大学様　iPad導入事例

シンプルで使い勝手がよいiPadペーパーレス会議システム「e2meeting」を導入
～会議がスムーズに、学外秘情報のセキュリティー強化にも貢献～

はじめに

明星大学

　明星大学様は、早期にiPadを教育学部の授業で導入するなど、ITを積極的に教育現場に取り入れていらっしゃいます。このたび、IT活用の一環として、当社のペーパーレス会議システム「e2meeting」を導入いただきました。

　「e2meeting」はiPadを使ってペーパーレス会議を行うためのパッケージソフトです。会議資料を事前にサーバへアップロードすることによって、資料の閲覧が簡単に行えます。導入に至った経緯について、情報システム課長の長岡様にお話を伺いました。

明星大学日野校

　明星大学様では、現在、月1回、40名程度が出席する会議で
「e2meeting」を使用していらっしゃるとのことで、導入後の実感として、
以下の３点を挙げていただきました。

・会議準備の負担の軽減につながった
・資料の差替えや修正が会議中でも行えるようになった
・学外秘情報のセキュリティー強化につながった

印刷コスト削減や環境配慮以外にも、さまざまなメリットがあったとのことです。
以下、インタビューの詳細です。

導入の経緯

nagaokasama

　『今までの会議は紙媒体を使っており、会議前には各担当部署から、事務局部署へ資料を持ち寄り、印刷してホチキスで留めるという作業が必要でした。40～50人分の会議資料が必要で、また、差替えが発生することも多く、10ページほどの資料であっても、事務局の作業負担は大きいものでした。会議の直前であるにも関わらず、印刷中にプリンターが故障してしまうケースもありました。
10分前でも差替えや編集ができるもの、印刷する時間をもっと効率的に使えるようにするものはないのか？という強い要望があり、「e2meeting」を導入するに至りました。

　他の会社の製品も拝見したのですが、多機能すぎて使いづらい印象でした。
「e2meeting」のシンプルで使い勝手のよいところが私たちの要望と一致しており、気に入りました。』

明星大学
情報システム課長　兼
情報科学研究センター課長
長岡秀行様

導入効果

　『導入当初、50～60代の方など、初めてiPadに触れる先生方も会議に参加されていたのですが、始めに5分程度説明をして、すぐに会議に入ることができました。少ない待ち時間で資料を表示できることもあり、使い勝手がよく先生方には好評価でした。

　「e2meeting」を導入したことにより、会議中でも差替えや編集ができるようになり、印刷にかかるコストの削減や印刷のトラブルがなくなりました。また、紙媒体だと学外秘の持ち出しが簡単にできてしまうリスクがありましたが、「e2meeting」を導入することで資料流出の恐れが少なくなり、機密保持にもつながっています。

　課員には複数の会議に出席する人がいるので、紙媒体だとファイリングが大変だったり、前回の会議内容を参照するのに毎回会議資料ファイルを持ち歩く必要があったりという問題がありましたが、導入後は、iPadさえあればいつでも参照することが可能になり、とても便利になりました。』

今後への期待

『今までは事務局内や教職員中心の会議だけでしか「e2meeting」を使用していませんでしたが、他からも使ってみたいという声があがっていますので、学内のいろいろな会議で使用していきたいと思っています。現在、iPad教育を授業で利用しているのは、教育学部のみですが、他の学部でもiPadや「e2meeting」を導入して授業の資料などとして活用していく予定です。』

kawasesan

○弊社担当SE　川瀬悌弘（談）

　『長岡様から、議題番号を自動的に割り振りできるならば、部署番号として使ったらどうかというご指摘をいただき、議題番号の違った使い方の可能性に気づきました。ところが、その時点のバージョンでは、章番号が17までしかなく部署番号として使うには、数の制限がネックになります。そこで、社内の開発チームと相談して、従来1～17までだった章番号を1～50まで増やす機能変更を行いました。社内開発のアプリケーションだったため、迅速にニーズに対応することができました。』

システム構成図

e2meeting システム構成図

　「e2meeting」のシステム構成図は上記のようになっています。あらかじめ資料をサーバにアップロードしておき、会議開始後、専用のiPadアプリケーションでサーバ上の資料を閲覧する仕組みです。会議中に資料を差替える場合は、サーバ上に資料をアップロードし、再度資料を開くと自動的に内容が更新されます。

資料ダウンロード/製品紹介ページ

e2meetingの詳細資料の他、iPad導入のポイントが分かる資料を
無料でダウンロードできます。

１．なぜiPadが選ばれるのか（導入事例ほか）: iPad導入事例や、iPadがビジネスで選ばれる理由、iPadのセキュリティ対策、ウイルス・ワーム対策やIT資産管理についてもご紹介。
２．iPad 40台でのWi-Fi性能検証の概要: 多台数のiPadを、同時利用した場合のWi-Fi負荷テスト報告（簡易版）
３．Mac OS X Lionサーバの新機能のみで構築できるMDM: OS基本機能のみ、でできる低コストMDMのご紹介
４．iOSデバイスを一括管理！Apple Configurator 2: Apple公式アプリ「Apple Configurator 2」によるiOSデバイス一括管理システムの紹介資料
５．iPadペーパーレス会議システム「e2meeting」（自社開発アプリ）: 当社が自社開発しているiPadアプリの説明資料

▽製品紹介ページ：iPadペーパーレス会議システム「e2meeting」