業務効率化とセキュリティ向上を一気に実現！「おてがる！AI-OCR」と「おてがる！CO-WORK DRIVE」とは？

DXを進める企業では、OCRを導入するケースが増えています。業務効率化に便利なOCRですが、どのような使い方ができるのでしょうか。また、取り込んだファイルはどう管理すればよいのでしょうか。今回はOCRに焦点を当てて解説します。

OCR導入のメリットとは？

ビジネスのグローバル化やコロナ禍でのリモートワークの広がりなどを背景に、昨今は世界的にDXが進んでいます。とはいえ、業務方法や資料管理方法をアナログからデジタルに変えるのは、簡単なことではありません。また、どう工夫しても紙での業務をなくすことができない企業もあるでしょう。

そんなとき、役立つツールがOCR（Optical Character Recognition/Reader）です。これは、手書きされた文字や印刷された文字を読み取り、デジタルデータとして文字コードに変換する技術です。OCRを導入すれば、「紙での業務をなくすことはできないため、デジタルデータと紙の情報をそれぞれ管理しなくてはならない」という状況から脱し、社内のすべてのデータをデジタル化して一元的に扱えるようになります。また、すでに紙で作られた過去の大量の資料も、さかのぼってスキャンするだけで簡単にデータ化することが可能です。

特にリモートワークが一般的になった現在、業務上必要な資料はすべてデータで共有する必要があります。従業員が自宅から必要な情報にアクセスできなければ、出社を強いるか、わざわざ郵送にて対応しなくてはなりません。こうした無駄を排除できることも、OCR導入のメリットです。

また、物理的なスペースを節約することができます。最近では出社する従業員が減ったためより小さいオフィスに移転してコスト削減する企業が増えていますが、紙での資料が多いとそれだけ保管スペースが必要です。すべてデータ化ができれば、こういったスペースは不要となります。さらに、画像情報をテキストとしてデータ化することで、メモリの節約にもなります。

おすすめのOCRツール「おてがる！AI-OCR」

OCRツールのなかでもおすすめなのが、「おてがる！AI-OCR」です。OCR最大のシェアを誇るDx-suiteを活用しており、識字率が非常に高いため、多くの企業で導入されています。2万文字以上のトライアルの結果、96.71％という読み取り精度となっており、一見して読みにくい乱雑な文字を読み取ったり、間違えた部分を二重線で消している文字は認識しないようにしたりと、使い勝手の良さが人気となっています。

また、誰にでも非常に使いやすい点もおすすめのポイントです。優れたUIで、こういったツールを使い慣れていない人でも直感的に使うことができます。流れも簡単で、書類をアップロードすればAIが自動でデータ化し、読み取り結果をファイル出力。「新しいツールを導入した途端、使い方がわからないとシステム担当者に問い合わせが頻発する」といった、よくある事態も避けられます。

これまでアナログで対応していた業務をデジタルで管理できるようになるため、「おてがる！AI-OCR」を導入した企業では、社内システムなどと連携できるRPAと組み合わせた結果、担当者の入力時間を平均61.69％も削減することができました。実際に、手書きの申込書を扱う不動産会社や、手書きの納品書を扱う建設会社など、様々な業界で導入されています。

こういった数々のメリットを月額3万円から得られるということで、導入する企業が増えています。

デジタル化したデータを保管・管理するオンラインストレージ

紙での資料をデジタル化していくと、そのデータをどのように保管するかという問題が発生します。最近では、データをオンラインストレージに保管する企業が増えています。というのもリモートワークが進み自宅やカフェなど社外からデータにアクセスする必要があるためです。また、オンプレミスでの管理はサイバー攻撃や、地震や火災といった災害によるリスクも懸念されます。

こういった中で、現在、多くの企業で利用されているのがBoxです。Boxに関する詳細は、オンラインストレージ「Box」はどこが優れている？メリットとおすすめの活用法をごらんください。

「おてがる！CO-WORK DRIVE」を使用すれば、Boxのように、クラウド上でファイルを保管、整理、管理、監査、共有することが可能です。

「おてがる！CO-WORK DRIVE」は、なんといっても高セキュリティを担保する国産のストレージであることが特徴です。。データは自動暗号化され、保管時には自動でウイルスチェックが行われます。またバージョン管理でランサムウェア対策ができる点も安心です。プレビュー機能を応用することで、メンバーに閲覧はしてほしいが渡したくはない情報を、むやみにダウンロードさせることを防ぎます。

また、ドライブマウントとWEB UIの2つのインターフェースを設定でき、クラウドとは思えないほどの操作感のため、誰でも簡単に使えます。権限を柔軟に設定できるので、役職ごとや部署ごと、また個人にあわせて誰がどの情報にアクセスできるかを決められます。

社外の方へのシェアも簡単で、共有リンクの発行や、社内外のユーザーがアクセスできるプロジェクトフォルダの作成も可能です。また、アップロードやダウンロードの度に通知や任意のメッセージが送信できます。Microsoft Teamsと連携もできるため、もともとこちらを使っていた企業はより相性が良いといえます。

プランによっても変わりますが、基本的に5～500IDに対応しているため、中小企業で導入する分には問題はないでしょう。同じくプランによって差はありますが、100GB～20TBまで取り扱うことができます。

リモートワークを推進している企業だけでなく、営業所や支社が複数あり、添付ファイルでデータのやり取りをしている企業などにもおすすめです。

適切なツールで業務の効率化と安全性の向上を

リモートワークの拡大やサイバー攻撃のリスク増大など、企業をめぐる状況は年とともに変化しています。いつまでも「うちは長年こういうやり方でやってきたから」「デジタル化なんて大企業だけの話だろう」という姿勢では、競合他社に差をつけられてしまうだけでなく、自社のデータが漏洩して取引先や顧客に迷惑をかけるなど取り返しのつかない事態も発生しうることになります。

とはいえ、自社にどんなツールが合っているのか、どのように導入したらよいかなど、一からリサーチするのは大きな負担になるかもしれません。そんなときは、ぜひ三谷商事にご相談ください。当社の「なんでも相談会」では、OCRやオンラインストレージなど、様々なシステムについてどんなことでもお話を伺います。

お客様の会社規模や業界、行っている業務など、一社ごとにあわせたご提案をし、実際の導入まで徹底的にサポートします。具体的な課題がある方はもちろん、まずは「詳しい人に話を聞いてみたい」という方も、お気軽にお問い合わせください。