導入事例

全社員のファイルの一元管理と セキュリティシステムの導入で 個人情報の管理体制を強化

九州スタッフ株式会社様

 「一般派遣」「紹介予定派遣」「職業紹介」といったスタッフ紹介事業を中心に、販売促進や営業支援ツールの制作、各種ゼミナールの企画・運営などを幅広く手がけている九州スタッフ株式会社。業務の特性上、社内で扱うデータの多くが個人情報を伴ったものであるため、取り扱いにはかなりの注意を要する。
 そこで九州スタッフでは、2 0 0 8 年春に、新しい社内イントラネットを構築し、情報の共有化とセキュリ ティシステムを導入。その効果と、導入による現場の反応について取材した。

プライバシーマーク取得をきっかけに セキュリティに関する社内意識が向上

 福岡を拠点にスタッフ紹介事業などを行っている九州スタッフでは、 社内で作成される文書の多くが、派遣登録スタッフのプロフィールや、 取引先企業の人事担当者のリストなど、個人情報に関するもの。 ノートパソコンや作成データの持ち出し禁止など、 外部に対する情報漏えい対策は徹底して行っていたが、 社内で運用しているファイルの管理は個人の裁量に委ねられていた。

 しかし、信用拡大のため2 0 0 8年にプライバシーマークの認証を取得したことで、 社員の間で個人情報の取り扱いに対する意識が向上。 そこで、社内のイントラネットを見直し、 ファイルの共有化とセキュリティシステムの導入を行うことになった。

ご担当者様写真

右)九州スタッフ株式会社
代表取締役社長
大霜 洋 氏
左)管理グループチーフ
城 知子さん

担当者様のコメント

三谷商事さんにはイントラネットの構築だけでなく、 保守もお願いしています。 こうしたシステムは設置するだけでなく継続して運用してこそ、効果が上がるもの。 当社の実情に合った運用方法を、相談しながら作り上げていきました。
 社内に専任のI T担当者がいないこともあって、 三谷商事さんには随分サポートしていただいています。

ファイル共有も暗号化も特別な操作は不要 ユーザーに負担がかからないシステム

 まずはサーバを2台新規に導入し、十分な容量を確保。 共有ディレクトリの他に、ホームディレクトリを設定し、 社員が社内のどのパソコンでログインしても、 自分のディレクトリにあるファイルにアクセスできるようにした。 これにより、社員それぞれが自分のパソコンで管理していたファイルを、 サーバ内で一元管理することができるようになった。 データ共有を進める際に一番の障害となる「作業者の意識の変化」に関しては、 マイドキュメントにデータを保存すると自動的にサーバにアップされる 設定にすることで解消。 社員は特別な意識を持つことなく、新しいシステムに慣れていった。 さらに、外付けH D Dを利用し、 定期的にデータのバックアップ作業が行われるようになっている。
 セキュリティ面の対策としては、「Document Security」を導入し、 ファイル単位で自動的に暗号化が行えるようにした。 エクセル、ワード、パワーポイント、 P D Fといった日常業務でよく使うファイルについては、 ファイルを保存、あるいは閉じる際に強制的に暗号化される。
「デスクトップに置いてあるデータでも自動的にセキュリティがかかり、 万が一、U S Bなどで持ち出されても、 暗号化のため外部のパソコンでは見ることができません。
また、何か意識的に操作をするのではなく、 いつもの作業で暗号化されるため、ついうっかり忘れてしまうということがないのも安心です」(城さん)

(左)今までは誰かがバックアップ作業をしていると、 他の社員はサーバを使用できないことも。 今回の改善で定期的に自動バックアップができるようになった。

(右)暗号化されたファイルにはカギのマークが。 マイドキュメントに保存すると、サーバ内の個人ディレクトリに収納される。

システム改善を業務改善に生かす取り組み 今後はさらなるシステム化も検討

 今回のシステム改善をきっかけに、 九州スタッフでは社内の業務改善にも取り組んでいるという。
 「以前は、営業の活動日報は、各営業マンがメール添付で全員に送っていたので、 送る方も受け取る方も手間がかかりました。 今では共有フォルダ内の営業日報のフォルダを開けば全員分の日報が一度で見られます。
 その他にも、社用車の使用状況を共有フォルダのデータで管理するなど、 社内の情報共有をスムーズにすることで業務の効率化を進められるように考え実践しています」(城さん)
 今後の課題は登録スタッフ管理システムの導入。 セキュリティ基盤が強化された今、情報検索を高め、 クライアントからのリクエストにマッチする人材をより迅速に提供するために、 さらなるシステム化を計画している。

社員一人ひとりにアカウントとパスワードを付与。始業時にパソコンを立ち上げるとサーバ認証が行われ、起動後は自動的にファイルの暗号化ができるようになる。

九州スタッフ株式会社

  • 所在地
    福岡県福岡市博多区博多駅南1丁目2番2号博多1091ビル7F
  • TEL
    092-474-0004
  • URL
    http://www.staff-q.co.jp/
  • 設立
    平成10年4月
  • 事業内容
    人材派遣事業・人材紹介事業・プランニング事業・IT事業
  • 従業員
    15名
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営業担当者のコメント

 今回の提案でもっとも気を配ったのは、 実際にシステムを使われる社員の方に負担がかからないようにすること。 目的を達するために業務効率が落ちてしまうというのでは、本末転倒です。 今までと同じ操作で、当初のご要望だった情報共有とセキュリティ強化が 実現できるようなシステムの導入と運用のお手伝いをさせていただきました。

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  • 情報ソリューション事業部 福岡営業所
    崎村 徳夫

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